My Latest Book

Product Details

Also available on Amazon.com, Amazon.fr, and other Amazons and bookshops worldwide! 

To Think About . . .
Anything you say before “but” is not worth saying. Tyrion Lanister
My Other Books

Product Details

Product Details

Product Details

Product Details

Click to order other recommended books.

Find Us on Facebook Badge

Search This Site
Latest Comments
Log-in
Monday
May042009

Autofocus ajanhallintajärjestelmä – ohjeet

6.1.2009 Mark Forster

Mitä voit odottaa tältä järjestelmältä

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Tämä perustuu täysin omiin kokemuksiini tämän järjestelmän käytöstä muutaman viikon ajalta. Olen havainnut seuraavaa:

Reilusti kasvanut tulosten määrä. Olen huomannut että voin tehdä työtä paljon nopeammin. Se näyttää johtuvan siitä että työn tiellä on hyvin vähän kitkaa kuten vastustelua tai viivyttelyä.

Stressin vähyys. Vaikka työ luonnollisesti on joka tapauksessa tehtävä, tässä ei tule suuria esteitä vastustelun muodossa tai ylikuormittumisen tunnetta. Itse asiassa lähes kaikki työni on muuttunut miellyttäväksi. Mitä enemmän olen oppinut luottamaan järjestelmään, sitä enemmän tämä pitää paikkansa.

Keskittyminen siihen mikä on tärkeää. On hyvin vaikeaa keskittyä tärkeisiin asioihin vain rationaalisen ajattelun avulla, koska se mitä tietoinen mielesi pitää tärkeänä ei välttämättä ole sama asia kuin se mitä tiedostamaton mielesi pitää tärkeänä. Tarkastellessani tekemisiäni jälkeenpäin olen huomannut että se miten tämä järjestelmä ohjaa tekemisiäni tuntuu ”oikealta” – oikealta minulle minun tämän hetken tilanteessani.

Erittäin nopea rutiinien hoitaminen. Vauhtini erilaisten rutiinien hoitamisessa on kasvanut eksponentiaalisesti. Tarkoitan näillä esimerkiksi sähköposteihin vastaamista, blogiini tulleisiin kommentteihin vastaamista, vastaajaviesteihin vastaamista, jne jne.

Tärkeiden tehtävien ja projektien hoitaminen viimeistä piirtoa myöten. Tämä järjestelmä kannustaa tekemään tärkeitä tehtäviä ”vähän mutta usein.” Lopputulos on että tällaisen projektin, kuten tämän kokeilun, voi hoitaa ajan mittaan hyvin järjestelmällisesti. Yksi ”vähän mutta usein” toimintatavan hyöty on, että ideoita ja uusia näkökulmia nousee mieleen luonnollisella tavalla kun mieli työskentelee tehtävän parissa pidemmän ajan.

Pikaohje

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Järjestelmä koostuu yhdestä pitkästä listasta niitä tehtäviä, jotka sinun on tehtävä. Kirjoita lista viivalliseen vihkoon tai muistikirjaan (25-35 riviä sivulla on hyvä koko). Kun mieleesi tulee uusi tehtävä, kirjoita se listan viimeiseksi. Käy sitten listaa läpi yksi sivu kerrallaan seuraavalla tavalla:

  1. 1.

    Lue nopeasti läpi yhden sivun kaikki tehtävät mutta älä vielä tee mitään muuta.

  2. 2.

    Käy läpi saman sivun tehtävät hitaasti järjestyksessä ja pohdi jokaista tehtävää kunnes yksi niistä erottuu joukosta ja tuntuu oikealta tehtävältä tehdä juuri nyt.

  3. 3.

    Työskentele valitsemasi tehtävän parissa niin pitkään kuin tuntuu hyvältä.

  4. 4.

    Viivaa tekemäsi tehtävä kynällä yli listalta ja jos et vielä tehnyt tehtävää loppuun asti, kirjoita se uudelleen listan viimeiseksi.

  5. 5.

    Jatka saman sivun tehtävien läpikäymistä hitaasti järjestyksessä. Älä siirry seuraavalle sivulle ennen kuin olet kertaalleen käynyt koko sivun läpi ja mikään tehtävistä ei ole enää erottunut joukosta.

  6. 6.

    Siirry seuraavalle sivulle ja toista yllä olevat vaiheet.

  7. 7.

    Jos tulet sivulle ja yksikään tehtävistä ei erotu joukosta ensimmäisellä kierroksella, silloin kaikki tällä sivulla olevat tehtävät poistetaan eikä niitä kirjoiteta uudelleen listan loppuun. (Huom. tämä ei koske listan viimeistä sivua, jolle vielä lisätään tehtäviä). Merkitse tällä tavalla poistetut tehtävät yliviivauskynällä.

  8. 8.

    Kun olet käynyt läpi viimeisenkin sivun, aloita uudelleen ensimmäisestä aktiivisesta sivusta.

Kukin vaihe selitetään tarkemmin alla, mutta ehdotan kuitenkin että luot oman listasi nyt ja luet loput ohjeet myöhemmin. Älä unohda laittaa ”Lue loput ohjeet” yhdeksi tehtäväksi listaasi. Tehtäviä ei heti aluksi tarvitse olla suurta määrää. Lisää tehtäviä listalle sitä mukaa kuin niitä tulee mieleen.

Täydet ohjeet

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Kun mieleesi tulee uusi tehtävä, lisää se listan viimeiseksi.

Yksi tämän järjestelmän ominaisuus on että voit laittaa siihen mitä vain. Suosittelen että laitat kaiken mitä mieleesi tulee ilman että yrität ensin arvioida sopivuutta. Järjestelmä hoitaa arvioinnin itse.

Lue nopeasti läpi yhden sivun kaikki tehtävät mutta älä vielä tee mitään muuta.

Kun luet sivun nopeasti läpi, mielesi voi alkaa käsitellä tehtäviä ilman painetta.

Käy läpi saman sivun tehtävät hitaasti järjestyksessä ja pohdi jokaista tehtävää kunnes yksi niistä erottuu joukosta ja tuntuu oikealta tehtävältä tehdä juuri nyt.

Tämä on koko järjestelmän ydin. Älä yritä mielessäsi laittaa tehtäviä tärkeysjärjestykseen – se vain sotkisi tasapainon mielesi rationaalisen ja intuitiivisen osan välillä. Sen sijaan odota vapautumisen tunnetta tehtävää kohtaan. Sitä on hankala kuvailla mutta helppo tunnistaa käytännössä. Sinä vain tunnet että on aika käydä käsiksi siihen tehtävään. Jos siirryt eteenpäin sivulla, tunnet kenties vetoa takaisin siihen tehtävään. Kun olet saavuttanut tämän tunteen tehtävää kohtaan, kaikki vastustelu katoaa ja tehtävän hoitaminen muuttuu helpoksi.

Työskentele valitsemasi tehtävän parissa niin pitkään kuin tuntuu hyvältä.

Älä pakota itseäsi työskentelemään tehtävän parissa pitempään kuin mikä tuntuu sopivalta. Tämä järjestelmä kannustaa tekemään ”vähän mutta usein.” Kun tuntuu siltä että olet tehnyt tarpeeksi sillä erää, lopeta.

Viivaa tekemäsi tehtävä kynällä yli listalta ja jos et vielä tehnyt tehtävää loppuun asti, kirjoita se uudelleen listan viimeiseksi.

Itse asiassa olisi parempi ensin kirjoittaa se uudelleen listan loppuun ja vasta sitten viivata tehtävä yli alkuperäisestä paikasta, koska silloin et todennäköisemmin hukkaa paikkaasi listalla. Minun on tosin todettava että en itse ole kovin hyvä muistamaan tehdä sitä tässä järjestyksessä. Tehtävän kirjoittaminen uudelleen listan viimeiseksi on oleellinen osa tätä järjestelmää. Kirjoita uudelleen listan viimeiseksi kaikki tehtävät joita teet säännöllisesti (esim. sähköposti, paperien käsittely, liikunta), kaikki tehtävät, jotka ovat vielä kesken (esim. luonnos artikkelia tai raporttia varten), kaikki tehtävät jotka vaativat seurantaa (esim. Onko Mike vastannut sähköpostiin?) ja pitkäaikaiset tehtävät kuten kirjan, lehden tai ammattijulkaisun lukeminen. Sinun pitää ehkä lisätä seuraavia vaiheita nykyisille tehtäville tai seurantatehtäviä. Olen huomannut että itse palautan listalle eri muodoissaan noin puolet tai kaksi kolmasosaa tehtävistä.

Jatka saman sivun tehtävien läpikäymistä hitaasti järjestyksessä. Älä siirry seuraavalle sivulle ennen kuin olet kertaalleen käynyt koko sivun läpi ja mikään tehtävistä ei ole enää erottunut joukosta.

Kunkin sivun käsittely yhtenä kokonaisuutena tarjoaa ”hallitun viivyttelyn” edun, mikä perustuu siihen, että viivyttely on suhteellista. Toisin sanoen minkä tahansa tehtävän saa näyttämään helpolta, kun laitat itsesi valitsemaan sen tehtävän ja toisen vaikeamman tehtävän välillä.

Siirry seuraavalle sivulle ja toista yllä olevat vaiheet.

Saatat käydä sivun läpi hyvin nopeasti tai saatat käyttää enemmänkin aikaa koko sivun läpikäymiseen. Kumpikin tapa on yhtä oikea – annat vain ”erottuu joukosta” -menetelmän ohjata.

Jos tulet sivulle ja yksikään tehtävistä ei erotu joukosta ensimmäisellä kierroksella, silloin kaikki tällä sivulla olevat tehtävät poistetaan eikä niitä kirjoiteta uudelleen listan loppuun. Merkitse tällä tavalla poistetut tehtävät yliviivauskynällä.

Tässä vaiheessa järjestelmä lopulta poistaa tehtävät jotka olet lisännyt ilman arviointia, mutta jotka järjestelmä on seulonut ja havainnut tarpeettomaksi. Tämä voi tapahtua nopeastikin (esimerkiksi jos olet listannut suuren määrän kirjoja jotka olet ajatellut lukea), mutta tavallisesti melko hitaasti.

Otathan vakavasti säännön että poistettuja tehtäviä ei palauteta listan loppuun. Tämä ei tarkoita ettet voisi koskaan palauttaa niitä, mutta kannattaa odottaa jonkun aikaa ennen kuin teet sen ja miettiä tarkkaan miksi ne joutuivat poistetuiksi, tarvitseeko niitä tehdä ollenkaan, onko nyt ollenkaan oikea aika tehdä niitä, häiritsevätkö ne päätavoitteitasi jne. Kun palautat poistetun tehtävän listalle, on usein parasta joko pilkkoa se pienempiin osiin tai muotoilla se uudestaan.

Yliviivauskynällä merkitseminen auttaa löytämään poistetut tehtävät myöhemmin uudestaan.

Muista, että tämä sääntö ei päde sivulla, jolle olet vielä lisäämässä tehtäviä (eli viimeisellä sivulla).

Kun olet käynyt läpi viimeisenkin sivun, aloita uudelleen ensimmäisestä aktiivisesta sivusta.

Sivuille, jotka eivät ole enää aktiivisia, merkitsen rastin ulompaan yläkulmaan ja teen ympyrän rastin ympärille jos sitä sivua ennen ei ole aktiivisia sivuja. Näiden merkintöjen avulla on helppo löytää ensimmäinen aktiivinen sivu. Huomaat ehkä että aktiivisten sivujen määrä vaihtelee huomattavasti ajan mittaan. Kirjoittaessani tätä minulla on yhdeksän, mutta se on vaihdellut kolmen tai neljän ja viidentoista välillä.

Tämä järjestelmä voi aiheuttaa riippuvuutta (ainakin minä olen havainnut) joten voi olla hyvä idea asettaa itselle tiukat työskentelyajat. Lopeta välittömästi kun työaika päättyy ja jatka samasta kohdasta kun on aika jatkaa. Tunnustan että en itse ole kovin hyvä noudattamaan tätä ohjetta!

Rästiin jääneet tehtävät

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Sinulla saattaa jo olla jonkun verran rästiin jääneitä tekemättömiä töitä kun alat käyttää tätä järjestelmää. Jos sinulla siis on lista tekemättömistä tehtävistä, suosittelen että siirrät listan suoraan järjestelmään ja annat sen seuloa ja valikoida ne. Jos huomaat että jotkut niistä päätyvät poistettaviksi, sinun on syytä vakavasti miettiä tarvitseeko niitä tehdä ollenkaan.

Toisaalta rästiin jääneiden sähköpostien ja paperitöiden kanssa on se vaara että suuri rästipino häiritsee uusien sähköpostien ja papereiden tehokasta käsittelyä. Siksi suosittelen että siirrät rästiin jääneet sähköpostit ja paperit erillisiin kansioihin pois saapuvien kansiosta ja lisäät listalle sellaiset tehtävät kuin ”Käsittele rästiin jäänet sähköpostit” ja/tai ”Käsittele vanhat paperit” normaalien ”Käsittele sähköpostit” ja ”Käsittele saapuneet paperit” lisäksi.

Miksi se toimii

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Järjestelmä toimii tarjoamalla rakenteen ja toimintatavan, jotka tasapainottavat aivojen rationaalisen ja intuitiivisen osan käytön.

Jos yritämme elää elämäämme vain rationaalisen mielen avulla, meillä on taipumus tehdä suunnitelmia jotka oma mielemme kaataa, koska mielemme ei toimi pelkästään rationaaliselta pohjalta. Useimmat meistä ovat kokeneet tilanteita, joissa tiedämme (rationaalisen mielemme avulla) että olisi parempi tehdä tietty asia, mutta kuitenkin luonnollinen taipumuksemme on jättää se tekemättä.

Toisaalta, jos yritämme elää elämäämme vain seuraamalla luonnollisia taipumuksiamme meillä on suuri taipumus joutua tuuliajolle, tulla impulsiivisiksi ja toimia järjenvastaisesti.

Sen sijaan kun nämä kaksi ajattelutapaa ovat tasapainossa, voimme tehdä rationaalisia päätöksiä jotka ovat täysin sopusoinnussa syvempien halujemme ja tunteidemme kanssa. Autofocus tarjoaa rakenteen joka tukee tätä. Vaikka sanonkin että ”järjestelmä” tekee valinnat, tarkoitan sillä sitä että tämä järjestelmä tarjoaa toimintatavan joka auttaa meitä itse tekemään nämä tasapainoiset valinnat stressittömällä tavalla.

Ohjeita ja kieltoja

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

LUOTA järjestelmään. Sen tarjoama järjestelmällinen toimintatapa auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä kuin tekisit ilman apua.

KÄYTÄ tervettä järkeä. Jos sinun on tehtävä jotain mikä on tehtävä heti, tee se sitten välittömästi.

ÄLÄ yritä esisuodattaa asioita joita laitat järjestelmään. Jos esisuodatat, niin päädyt vähemmän tehokkaaseen tärkeysjärjestykseen kuin mihin tämä järjestelmä pystyy.

HUOMAA, että asiat edistyvät eri tahtiin. Jotkut asiat edistyvät nopeasti, jotkut hitaasti, jotkut pysähtyvät joksikin aikaa, ja jotkut jäävät tekemättä kokonaan. Näin sen kuuluukin toimia.

ÄLÄ käytä tätä järjestelmää tehtäviin jotka on tehtävä tiettynä ajanhetkenä. Näitä ovat esimerkiksi aterioiden valmistaminen, soiton harjoittelu, liikkeen sulkeminen illalla, jne.

LUE läpi kaikki jäljellä olevat tehtävät listallasi kun palaat siihen pidemmän tauon jälkeen. Tämä auttaa sinua saamaan kokonaiskuvan siitä mitä pitää tehdä.

ÄLÄ unohda laittaa listalle seurantatehtäviä ja muistutuksia. Ne ovat tärkeitä jotta pysyt ajan tasalla työsi kanssa.

LISÄÄ joukkoon paljon luovia tehtäviä kuten: ”Mieti …”, ”Tutki …”, ”Keskustele …”, ”Käy läpi …”

LAITA päiväys tehtävän viereen kun lisäät listaan päivän ensimmäisen tehtävän. Vaikka se ei ole välttämätön järjestelmän kannalta, se auttaa seuraamaan edistymistäsi.

ÄLÄ jätä listaasi mihinkään ilman että sinulla on joku toinen tapa kirjata muistiin ideoita ja tehtäviä joita sinulle tulee mieleen.

KÄYTÄ jotain muuta tapaa siirtää myöhempään ajankohtaan tehtävät joita ei voi tehdä vielä (tapahtumamuistio ”tickler file”, Outlookin muistutukset, kalenteri, jne.)

KÄYTÄ erillistä muistikirjaa ja listaa eri paikoissa, esim. kotona ja työssä.

Suomennos: Vesa Köppä (Twitter: @vesako)