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No battle plan survives first contact with the enemy. Clausewitz
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O que posso esperar deste sistema?

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Isto é baseado unicamente em minha própria experiência de trabalho com este sistema por algumas semanas. O que consegui até agora:

Um grande aumento de produtividade. Descobri que posso processar e realizar trabalhos muito mais rapidamente. Isto parece ocorrer principalmente por existirem menos dificuldades, no sentido de resistência ao trabalho ou procrastinação.

Menos estresse. Mesmo que obviamente eu ainda tenha muitas coisas a fazer, não existem mais grandes barreiras de preguiça ou resistência ao trabalho nem sentimentos de impotência diante da bagunça. Na verdade todo o meu trabalho agora se tornou prazeroso. Quanto mais aprendo a confiar no sistema, mais isso vem acontecendo.

Foco no que é importante. É muito difícil focar no que é importante somente com sua mente racional, porque o que sua mente consciente considera importante pode não ser o mesmo que sua mente subconsciente considera. Ao rever o que fiz, tenho percebido que o foco de ação apontado pelo sistema parece ser o certo – o correto para mim em cada diferente circunstância.


Processamento rápido de ações rotineiras. Minha velocidade em fazer diversas tarefas rotineiras essenciais tem aumentado exponencialmente. Essas coisas como responder emails, comentários no meu blog, retornar chamadas telefônicas, etc. etc.


Processamento minucioso de tarefas e projetos maiores. O sistema encoraja uma abordagem “gradual e freqüente” para tarefas grandiosas. O resultado é que um projeto maior, (como organizar esses testes aqui por exemplo), pode ser realizado em um determinado período de tempo de maneira bastante metódica. Outro resultado da abordagem “gradual e frequente” é que as idéias e insights naturalmente aparecem, como resultado de uma mente envolvida com uma tarefa já há um tempo.



Uma rápida introdução

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O sistema consiste em uma longa lista de todas as coisas que você precisa fazer escritas em um caderno pautado (de 25 a 35 linhas seria o ideal). Quando você pensar em novos itens adicione-os ao final da lista. Trabalhe sua lista uma página por vez, da seguinte maneira:

1. Leia rapidamente todos os itens, sem tomar atitude nenhuma quanto a eles.
2. Olhe novamente a página, mais vagarosamente, lendo os itens em ordem, até que algum pareça se destacar para você.
3. Trabalhe neste item o quanto quiser.
4. Risque o item e o recoloque ao final da lista, caso não o tenha terminado.
5. Continue fazendo isso na mesma página, do mesmo jeito. Não vá para a página seguinte, a menos que você leia a folha inteira sem que algum item se destaque.
6. Vá para a página seguinte e repita o processo.
7. Se você chega a uma página em que nenhum item pareça se destacar para você, então todos os itens da página estão dispensados, sem necessidade de reentrada (veja que isso não se aplica para a página final, onde ainda estão itens a serem escritos). Use uma caneta marca-texto para destacar estes itens dispensados.
8. Uma vez que tenha terminado de checar a última página, recomece na primeira folha ainda ativa.

Cada um desses passos é explicado mais detalhadamente abaixo, mas sugiro que você siga adiante agora e só leia o resto das instruções depois. Não se esqueça de colocar “Ler o resto das instruções” como uma de suas tarefas. Você não precisa de um montão de tarefas para começar, apenas vá adicionando-as à medida em que pensa nelas ou que elas vão surgindo.



Instruções Completas

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Quando pensar em novos itens, adicione-os ao final da lista.

Uma das características desse sistema é que você pode botar qualquer coisa nele. Eu recomendo que você coloque tudo que o que surgir em sua cabeça sem tentar julgar muito. O próprio sistema fará esta avaliação.


Passe rapidamente por todos os itens da página sem tomar nenhuma atitude quanto a eles.
Uma leitura rápida da página permite que sua mente comece a processar as tarefas sem pressão.


Releia a página mais lentamente procurando pelos itens que se destacam pra você.

Esse é o coração do sistema. Não tente priorizar os itens mentalmente – isso vai interferir no equilíbrio entre a parte racional e a parte intuitiva de sua cabeça. Em vez disso, espere por um sentimento de alívio em relação a um item. Isso é algo difícil de descrever, mas fácil de reconhecer. Você simplesmente sente que aquele item está pronto para ser realizado. Se você continuar descendo pela página, você percebe que se sente atraído por aquele item em questão. Uma vez que você tem esse sentimento em relação a uma tarefa, toda a resistência e preguiça de fazê-la desparecem e ela se torna algo confortável de executar.


Trabalhe neste item por quanto tempo tiver vontade.
Não se force a ficar trabalhando neste item por mais tempo do que você sente que deveria. Este sistema encoraja uma abordagem “gradual e frequente”. Se sentir que já fez o suficiente, pare.


Risque o item e o recoloque ao final da lista se você não o tiver terminado.
Na verdade, é melhor recolocar o item primeiro e riscá-lo depois, porque assim é menos provável que você se perca. Mas devo admitir que eu mesmo não sou muito bom em lembrar de fazer isso nesta ordem. A reentrada dos itens ao final da lista é uma parte essencial deste sistema. Você deve recolocar tudo que é feito regularmente (por exemplo, checar e-mail, estudar, fazer ginástica), tudo em que você continuará trabalhando (por exemplo, o rascunho de um artigo ou relatório), tudo que você precisa acompanhar (por exemplo, o Mike já respondeu aquele e-mail?), e tarefas extensas, como ler um livro, uma revista ou jornal. Você também pode precisar adicionar os próximos passos das tarefas ou itens que precisa acompanhar para poder levar adiante. Acredito que mais de dois terços de minhas tarefas necessitam ser recolocadas de uma maneira ou outra.


Continue passando pela mesma página do mesmo jeito. Não vá para a página seguinte a menos que você passe pela folha toda sem que algum item se destaque.

Tratar cada página como uma unidade permite que você ganhe o benefício da “procrastinação estruturada” que se baseia no fato de que a procrastinação é relativa. Em outras palavras qualquer tarefa parece fácil se você tem de escolher entre fazer ela ou outra tarefa mais difícil.

Siga para a página seguinte e repita o processo.

Você pode se encontrar passando por uma página bem rapidamente ou gastar um tempo considerável de tempo para completá-la. Qualquer dos jeitos é bom – simplesmente deixe que o método do “o que se destaca” guie você.

Se você chega a uma página onde nenhum item se destaca na primeira passada, todos esses itens estão dispensados sem necessidade de reentrada no sistema. Use uma caneta marca-texto para destacar os itens dispensados.

É aqui que o sistema finalmente se livra de todos os itens que você colocou sem muita avaliação, mas que o sistema analisou e considerou desnecessários. Isso pode acontecer bem rapidamente (por exemplo se você colocou uma longa lista de livros que pensava em ler), mas o mais normal é que isto ocorra devagar.

Por favor leve a sério a regra de não recolocar os itens no final da lista. Não quero dizer que você nunca poderá recolocá-los, mas é melhor que você deixe passar um certo tempo antes de fazer isso e analise cuidadosamente o porquê deles terem sido descartados. Veja se eles precisam mesmo ser feitos, se é o momento oportuno para fazê-los, se eles o distraem de suas metas principais e outros fatores. Quando você recoloca um item dispensado, muitas vezes é melhor dividi-lo em sub-itens ou reescrevê-lo de outra forma.


Destacar itens ressaltados com marca-texto ajuda você a revisá-los facilmente.


Lembre-se que essa regra não se aplica à página em que você ainda está escrevendo novos itens (ou seja, a última folha).


Uma vez que tenha terminado com a última folha, volte à primeira folha ainda ativa.

Eu marco as páginas que não estão mais ativas com uma cruz no canto superior da folha e coloco um círculo ao redor dessa cruz quando não existem mais páginas ativas antes desta. Isso deixa mais fácil encontrar a primeira página ativa. Você pode descobrir que o número de páginas ativas varia consideravelmente de tempos em tempos. Neste momento em que escrevo, tenho nove, mas isso já variou de três ou quatro até quinze.



Este sistema pode ser bem viciante (pelo menos foi o que eu achei) então você pode achar que é uma boa idéia definir claramente seu horário de trabalho. Pare quando seu tempo terminar e comece outra vez do mesmo lugar quando for hora de recomeçar. Admito que eu mesmo não sou muito bom em seguir esse conselho!





Trabalho acumulado
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Você já deve ter alguns trabalhos acumulados quando começar a usar este sistema. Nesse caso, recomendo que você coloque todas essas tarefas no sistema de uma vez só e deixe que ele as avalie. Se você nota que algumas delas estão sendo rejeitadas, você precisa se perguntar seriamente se elas realmente necessitam e merecem ser feitas.

Agora se suas tarefas acumuladas são relativas a coisas como e-mails ou papéis, há o perigo de que essas coisas atrapalhem um processamento eficiente da chegada dos novos emails e papéis que chegam. Então recomendo que você coloque essas coisas acumuladas em diferentes pastas e crie tarefas como “Emails antigos” e/ou “Papéis acumulados” assim como o padrão “Esvaziar e-mail” ou “Esvaziar caixa de entrada”.





Por que funciona?

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O sistema funciona porque tem uma metodologia que balanceia a parte racional e a intuitiva do cérebro.

Se tentarmos levar a vida usando apenas o lado racional, tenderemos a fazer planos que serão destruídos por nossas próprias mentes porque elas não trabalham somente com base no racional. A maioria de nós já passou por ocasiões onde sabemos (com o cérebro racional) que o melhor para nós seria fazer certa coisa, mas ainda assim nossa inclinação natural é rejeita-la.

Por outro lado, se tentarmos levar a vida seguindo apenas as inclinações naturais teremos uma forte tendência a ser impulsivos e agir irracionalmente.



Entretanto quando essas duas formas de pensar estão em equilíbrio podemos fazer decisões racionais que irão de acordo com nossos sentimentos e emoções mais profundos. O sistema Autofocus oferece uma metodologia que permite isso. Ainda que eu diga que “o sistema” está fazendo escolhas, o que realmente quero dizer é que este sistema oferece uma estrutura que permite a nós mesmos tomar decisões equilibradas, de uma forma não estressante.







Regrinhas

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CONFIE no sistema. A maneira como ele se organiza o ajudará a chegar a escolhas melhores do que você faria sem a ajuda dele.

USE o senso comum. Se surgir algo que necessite ser feito imediatamente, faça-o imediatamente.


NÂO tente pré-editar o que coloca no sistema. Se você fizer isso, estará usando uma maneira menos eficiente de priorizar suas escolhas que a do sistema



ESPERE que as coisas andem em diferentes velocidades. Algumas coisas sairão rápido, outras devagar, algumas ficarão paradas por um tempo e outras serão rejeitadas. É assim mesmo que deve ser.



NÃO use o sistema para coisas que necessitam ser feitas em horários específicos do dia. Atividades como preparar as refeições, um ensaio musical, fechar sua loja, etc.

LEIA todos os itens restantes de sua lista quando voltar a ela após um período mais prolongado. Isso ajudará sua cabeça a ter uma visão geral do que necessita ser feito.


NÃO se esqueça de colocar atos seguintes e lembretes dentro do sistema. Eles são um jeito essencial de acompanhar como seu trabalho está indo.


INCLUA muitas tarefas criativas como “Pensar sobre…”, “Pesquisar…”; “Discutir…”; “Rever…”



PONHA a data ao lado do primeiro item que você adicionar a cada dia. Mesmo que não seja essencial no sistema, isso ajuda a acompanhar o seu progresso.


GARANTA um jeito de escrever em sua lista as idéias e tarefas que possam surgir espontaneamente em sua mente.

ARRUME maneiras de tentar adiantar tarefas que só poderão ser realizadas em datas futuras. (Lembretes do Outlook, Calendários, etc.)


USE um caderninho e uma lista diferente para cada ocasião. Por exemplo: casa, trabalho.