Get Everything Done

Wat kun je van het systeem verwachten?

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Als ik puur afga op mijn eigen ervaring van een paar weken met dit systeem is dit wat ik gevonden heb:

Het volume van mijn werk is enorm toegenomen. Ik constateer dat ik in staat ben mijn werk veel sneller uit te voeren. Dit lijkt vooral te komen doordat er heel weinig sprake is van frictie door weerstand of uitstelgedrag.

Einde aan stress. Natuurlijk moet je nog steeds het werk doen, maar je hoeft geen grote barrières van weerstand te overwinnen, of het gevoel te hebben dat het allemaal te veel is. Integendeel bijna al mijn werk is er plezieriger op geworden. Hoe meer ik geleerd heb het systeem te vertrouwen, des te meer is dit het geval.

Focus op wat belangrijk is. Het is heel moeilijk je alleen met behulp van je rationele brein te focussen op wat belangrijk is. Je bewuste brein kan daar immers een heel andere mening over hebben dan je onbewuste brein. Wat ik constateer is, dat als ik nu terugkijk op wat ik gedaan heb, ik kan zien dat de focus die het systeem me geeft ‘goed’ voelt – goed voor mij in mijn huidige omstandigheden.

Routinetaken worden heel snel verwerkt. De snelheid waarmee ik verschillende essentiële routinetaken uitvoer is exponentieel toegenomen. Het gaat bijvoorbeeld om het beantwoorden van e-mails, reageren op commentaar op mijn blog, telefoontjes beantwoorden, etc. etc.

Diepgaande verwerking van belangrijke taken en projecten. Het systeem zet aan tot een ‘weinig en vaak’- benadering voor belangrijke taken. Met als resultaat dat een project, zoals het opzetten van deze trial, in een bepaalde periode op een heel systematische wijze uitgevoerd kan worden. Een ander effect van deze ‘weinig en vaak’- benadering is dat ideeën en inzichten natuurlijk opborrelen, omdat je je brein gedurende een bepaalde periode optimaal betrokken houdt.

Snelle Start

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Het systeem bestaat uit één lange lijst met alles wat je moet doen, opgeschreven op een gelinieerd bloknoot (25-35 regels per pagina is ideaal). Als je iets nieuws bedenkt, voeg je dat aan het einde van de lijst toe. Je werkt deze lijst pagina voor pagina af, als volgt:

1. Lees alle items op de pagina snel door, zonder op één ervan actie te nemen.
2. Lees de lijst daarna langzamer door, bekijk de items in volgorde, net zolang totdat er eentje voor je uitspringt.
3. Werk net zolang aan die taak als je voelt dat goed is.
4. Streep het item op de lijst door. Is het nog niet klaar, voeg het dan aan het einde van de lijst weer toe.
5. Ga door dezelfde pagina op dezelfde wijze door te werken. Ga niet door naar de volgende pagina voordat je de pagina doorgewerkt hebt, zonder dat er een item uitsprong.
6. Ga naar de volgende pagina en herhaal het proces.
7. Als je naar een pagina gaat en er springt, als je hem voor de eerste keer doorwerkt, geen enkel item uit, dan kun je alle items op die pagina negeren, zonder dat je ze opnieuw opschrijft. (NB: dit geldt niet voor de laatste pagina, waarop je steeds nieuwe items toevoegt). Gebruik een highlighter om de te negeren items te markeren.
8. Ben je klaar met de laatste pagina, begin dan weer met de eerste pagina die nog actief is.

Ieder van deze stappen wordt hieronder meer gedetailleerd besproken, maar ik stel voor dat je nu begint en de rest van de instructies later leest. Vergeet niet om de taak ‘De volledige instructies lezen’ als één van je taken op je lijst te zijn. Je hebt geen enorme hoeveelheid taken nodig om te beginnen. Voeg gewoon taken toe als je eraan denkt, of als ze opkomen.



Volledige Instructie

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Als je aan nieuwe items denkt, voeg ze dan aan het einde van de lijst toe

Eén van de kenmerken van het systeem is dat je er alles in kwijt kunt. Ik raad je aan er alles waaraan je denkt in te stoppen, zonder een poging te doen het te evalueren. Het systeem zelf draagt zorg voor evaluatie.

Lees alle items op de pagina snel door, zonder dat je op één ervan actie onderneemt

Als je de pagina snel doorleest, stel je je brein in staat het verwerkingsproces zonder enige druk te starten.

Lees de lijst daarna langzamer door, bekijk de items in volgorde, net zolang totdat er eentje voor je uitspringt

Dit is het hart van het systeem. Probeer niet mentaal een prioriteit tussen de items aan te brengen. Dit staat het proces waarin het rationele en intuïtieve deel van je brein een evenwicht vinden in de weg. Wacht op het gevoel dat dit het moment is een item aan te pakken. Dit is moeilijk te beschrijven, maar gemakkelijk te herkennen. Je voelt gewoon dat een item er klaar voor is uitgevoerd te worden. Als je doorgaat met het doorlezen van je pagina, dan wordt je aandacht toch weer door dat item getrokken. Heb je eenmaal dat gevoel over een taak, dan verdwijnt alle weerstand om de taak te doen en wordt hij gemakkelijk om te doen.

Werk net zolang aan die taak als je voelt dat goed is

Dwing jezelf niet langer aan een item te werken dan je voelt dat goed is. Het systeem moedigt een “weinig, maar vaak”-benadering aan. Heb je het gevoel genoeg gedaan te hebben, stop dan.

Streep het item op de lijst door. Is het nog niet klaar, voeg het dan aan het einde van de lijst weer toe

Eigenlijk is het beter het item eerst weer toe te voegen en het dan door te strepen – zo weet je precies waar het hoort te staan – maar ik geef toe dat ik deze volgorde zelf meestal niet onthoud. Het opnieuw opschrijven van items is een essentieel onderdeel van het systeem.

Welke items moet je opnieuw opschrijven?

- Alle taken die telkens weer terugkeren (bijvoorbeeld e-mail, papieren, sport);

- Alles waaraan je nog werkt (bijvoorbeeld een onafgerond artikel of rapport);

- Alles wat follow-up nodig heeft (bijvoorbeeld heeft Mike de mail al beantwoord?);

- Uitgebreidere taken, zoals het lezen van een boek, tijdschrift of krant;

- De volgende stappen of follow-up items.

Ongeveer tweederde van mijn taken moeten in enige vorm opnieuw genoteerd worden.

Ga door dezelfde pagina op dezelfde wijze door te werken. Ga niet door naar de volgende pagina voordat je de pagina doorgewerkt hebt, zonder dat er een item uitsprong

Als je iedere pagina als een op zichzelf staande eenheid beschouwt, geeft je dit het voordeel van “gestructureerd uitstelgedrag”, dat gebaseerd is op het feit dat uitstel relatief is. In andere woorden, iedere taak wordt gemakkelijk, als hij gebaseerd is op een keuze tussen deze en een andere, moeilijkere taak.

Ga naar de volgende pagina en herhaal het proces

Soms zul je heel snel door een pagina heen zijn, een andere keer doe je er lang over je er doorheen te werken. Dit is allebei goed – zolang de methode van ‘er-uit-springen’ je blijft leiden.

Als je naar een pagina gaat en er springt, als je hem voor de eerste keer doorwerkt, geen enkel item uit, dan kun je alle items op die pagina negeren, zonder dat je ze opnieuw opschrijft. Gebruik een highlighter om de te negeren items te markeren.

Dit is de plek waarop het systeem zich uiteindelijk ontdoet van alle items die je zonder evaluatie opgeschreven hebt, maar die het systeem onderzocht en afgekeurd heeft. Dit kan heel snel gebeuren (bijvoorbeeld als je een lange lijst boeken opschreven hebt, die je overweegt te gaan lezen), maar meestal tamelijk langzaam.

Neem de regel om deze items niet opnieuw op te schrijven serieus. Dit betekent niet dat je ze nooit meer opnieuw kunt opschrijven, maar je moet wat tijd laten verstrijken voordat je dat doet en goed bekijken waarom ze verworpen werden. Of ze überhaupt wel gedaan moeten worden, of de tijd om ze te doen rijp is, of ze je afleiden van je hoofddoelen, of welke andere factoren dan ook. Als je een genegeerd item opnieuw opschrijft, is het vaak het best het in stukjes te hakken, of op een andere manier te formuleren.

Als je de genegeerde items met een markeerstift highlight kun je ze makkelijk terugvinden en reviewen.

Onthoud dat je deze regel niet moet toepassen op de pagina waarop je nog items toevoegt (dat wil zeggen de laatste pagina).

Ben je klaar met de laatste pagina, begin dan weer met de eerste pagina die nog actief is


Ik markeer pagina’s die niet langer actief zijn met een kruis, rechtsboven aan de pagina. Als er voor deze pagina geen actieve pagina’s meer zijn, dan zet ik rond het kruis een cirkel. Zo vind ik de eerste actieve pagina gemakkelijk terug. In de praktijk zul je zien dat het aantal actieve pagina’s van tijd tot tijd behoorlijk varieert. Zo heb ik er op dit moment negen, maar de laatste weken had ik er tussen de drie en vijftien actief.

Dit systeem kan behoorlijk verslavend zijn (tenminste, dat heb ik zo ervaren), daarom kan het een goed idee zijn strikte werkuren aan te houden. Stop onmiddellijk als de tijd voorbij is en start op dezelfde plek als het weer tijd is om te beginnen. Ik geef onmiddellijk toe dat ik zelf niet zo goed ben in het opvolgen van dit advies.



Oudere papieren en taken
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Als je met dit systeem begint te werken heb je misschien al één of meerdere stapels, lijstjes, mappen, of andere vormen van verzamelingen van je werk. Als je een verzameling taken hebt, dan raad ik je aan al je taken in één keer in het systeem op te nemen en de verwerking ervan aan het systeem over te laten. Als je constateert dat een aantal taken verworpen wordt, dan moet je je serieus afvragen waarom je ze zou willen uitvoeren.

Maar als je een (virtuele) stapel e-mail en papier hebt, dan bestaat het gevaar dat een grote oude stapel de efficiënte verwerking van nieuwe binnenkomende e-mails en papieren in de weg staat. Dus ik raad je aan je oudere e-mails en papieren in aparte folders, mappen of dozen te stoppen en een taak toe te voegen “Oude e-mails verwerken” en/of “Oude Papieren uitzoeken”, naast je standaardtaken “Verwerk e-mail” en “Leeg In-box”.



Waarom het werkt

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Het systeem werkt, omdat het een kader biedt waarin de rationele en de intuïtieve delen van het brein met elkaar in evenwicht zijn.

Als we onze levens alleen met behulp van ons rationele brein willen leiden, hebben we de neiging plannen te maken, die door ons eigen brein geannuleerd worden, omdat het brein nu eenmaal niet alleen op puur rationele gronden werkt. De meesten van ons hebben wel één of meerdere situaties meegemaakt, waarin we (met ons rationele brein) wisten dat we beter iets anders zouden kunnen doen, maar dat onze natuurlijke neiging was juist dat te verwerpen.

Anderzijds, wanneer we proberen onze levens te leiden door uitsluitend onze natuurlijke neigingen te volgen, bestaat al snel de tendens alle kanten uit te gaan, impulsief te worden en irrationeel te handelen.

Als we daarentegen in staat zijn deze twee manieren van denken met elkaar in overeenstemming te brengen, kunnen we rationele beslissingen nemen, die volledig in overeenstemming zijn met onze diepere gevoelens en emoties. Het ‘Autofocus-systeem’ biedt een raamwerk waardoor dit mogelijk is. Hoewel ik spreek over ‘het systeem’ dat keuzes maakt, bedoel ik eigenlijk dat het systeem een kader biedt dat ons in staat stelt zelf, op een niet-stressvolle wijze, afgewogen beslissingen te nemen.





Wat wel te doen en wat niet te doen

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

WEL DOEN : Vertrouw het systeem. Het is namelijk zo opgezet dat het je gaat helpen betere beslissingen te nemen, dan je zonder hulp zou kunnen.

WEL DOEN : Gebruik je intuïtie. Als zich iets voordoet wat onmiddellijk gedaan moet worden, doe het dan ook onmiddellijk.

NIET DOEN : Wat je in het systeem stopt voorbewerken. Als je dat wel doet, zul je een veel minder efficiënte manier van prioriseren gebruiken dan het systeem zelf oplevert.

WEL DOEN : Verwacht dat dingen zich in een verschillend tempo bewegen. Sommige dingen gaan snel, sommige gaan langzaam, sommige zullen een tijdje stoppen en sommige zullen helemaal verworpen worden. Dat is de manier waarop het hoort te werken.

NIET DOEN : Gebruik het systeem niet voor dingen die op een specifiek moment van de dag moeten gebeuren, zoals koken, muziek spelen, de winkel openen en sluiten, etc.

WEL DOEN : Lees alle openstaande items op je lijst door als je na een wat langere pauze terugkomt. Zo help je je brein het overzicht te houden over wat er gedaan moet worden.

NIET DOEN : Vergeten follow-ups en herinneringen aan het systeem toe te voegen. Deze zijn essentieel om de voortgang van je werk te monitoren.

WEL DOEN : Voeg een grote hoeveelheid creatieve taken toe, zoals “Denk na over…”, “Onderzoek…”; “Discussieer…”; “Bekijk…”

WEL DOEN : Schrijf de datum naast het eerste item dat je op een dag toevoegt. Hoewel dit niet essentieel is voor het systeem, helpt het je je voortgang in de gaten te houden.

NIET DOEN : Aan het systeem geen manier toevoegen om ideeën of taken die in je brein opkomen te registreren.

WEL DOEN : Maak gebruik van een manier om taken die alleen op een toekomstige datum gedaan kunnen worden door te schuiven (Tickler file, Outlook herinneringen, Agenda, etc.)

WEL DOEN : Gebruik verschillende blocnotes en lijsten voor verschillende locaties, bijvoorbeeld: ‘Thuis’ en ‘Werk’.