Que pouvez-vous attendre de ce système ?
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Ce qui suit est basé sur mes propres expérimentations depuis quelques semaines, et voici ce que j’ai découvert:
Un volume de travail plus important. J’ai découvert que je suis capable d’effectuer le travail bien plus vite. Ceci semble lié au fait qu’il y a peu de friction ou blocage, que ce soit de résistance ou de procrastination.
Beaucoup moins de stress. Bien qu’il soit évident que chacun d’entre nous doit faire son travail, le système lève les obstacles: il n’y a plus de résistance à le produire, ou de sentiment d’être débordé. En réalité, à peu de choses près, tout mon travail est devenir un plaisir: plus j’apprends à faire confiance au système, plus je prends de plaisir à travailler.
Mettre l’accent sur ce qui est important. Il est très difficile de se concentrer sur ce qui est important uniquement à l’aide de la partie rationnelle de notre pensée, car ce que notre conscient réfléchi pense important peut ne pas l’être pour notre subconscient. En regardant ce qui s’est passé sur les semaines écoulées, je peux constater que la «concentration» réalisée par le système sur ce qui est important semble correcte - est correcte pour moi dans toutes les circonstances.
Réalisation très rapide des tâches routinières. Ma rapidité à réaliser les différentes tâches routinières a accru de manière exponentielle. Le genre de tâches à lesquelles je pense est: répondre aux courriels, rappeler au téléphone, répondre aux commentaires sur mon blog, etc.
Réalisation exhaustive et en profondeur des tâches et projets majeurs. Ce système encourage une approche ‘peu à peu, mais souvent’ («petit à petit») sur les tâches les plus importantes. Le résultat est qu’un projet, tel que définir ce pilote de système de gestion de son temps, peut être traîté sans problème en appliquant cette méthode sur une période relativement longue. Un autre résultat de l’approche ‘petit à petit’ est que les idées et les perceptions émanent naturellement du cerveau tout au long de la période de réalisation d’une tâche.
Démarrer AutoFocus
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Ce système consiste à avoir une liste unique de tout ce que vous avez à faire, dans un carnet (cahier) pouvant contenir environ 25-35 lignes par page, dans l’idéal. Dès que vous pensez à un nouvel item, ajoutez-le en fin de liste. Vous travaillez la liste page par page, de la manière suivante:
1. Revoyez rapidement tous les items de la page, sans rien actionner
2. Relisez plus lentement la page, à la recherche d’un item qui vous saute aux yeux
3. Travailler sur cet item aussi longtemps que vous le voulez
4. Barrez cet item de la liste, et réentrez le en fin de liste (dernière page), si vous ne l’avez pas terminé
5. Continuez sur la même page de la même façon. Ne passez pas à la page suivante, avant que plus aucun item ne vous saute aux yeux
6. Passez à la page suivante et reprenez la procédure comme sur la page précédente.
7. Si vous arrivez sur une page et qu’aucun item ne vous saute aux yeux, alors tous les items non réalisés de la page sont «abandonnés», sans les réintroduire en fin de liste. (NB. Ceci ne s’applique pas à la dernière page de la liste, sur laquelle vous écrivez les nouvelles entrées). Utilisez un marqueur / surligneur pour les «abandonner».
8. Quand vous en avez terminé avec la dernière page de votre liste, recommencez la procédure à la première page encore active (au moins un item non terminé non abandonné).
Chacune de ces étapes sont décrites en détail ci-après, mais je vous suggère de commencer à utiliser le système AutoFocus dès maintenant et de lire le reste des instructions plus tard: n’oubliez pas d’inscrire «Lire le reste des instructions» comme un de vos items dans votre liste. Vous n’avez pas besoin d’avoir un grand nombre de tâches ou d‘items pour commencer, ajoutez les au fur et à mesure qu’ils vous viennent à l’esprit.
Instructions complètes
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Lorsque qu’une pensée vous vient à l’esprit, ajoutez-la en fin de liste
Une des caractéristiques de ce système est que vous pouvez ajouter n’importe quelle pensée à votre liste. Je vous recommande d’y mettre tout ce qui vient à votre esprit, sans essayer de l’évaluer. Le système fera lui-même l’évaluation.
Revoyez rapidement tous les items de la page, sans rien actionner
La lecture rapide de la page permet à votre esprit de démarrer la procédure de sélection, sans vous mettre la pression.
Lisez plus lentement la page, dans l’ordre, jusqu’à ce qu’un item vous saute aux yeux.
C’est le cœur du système. N’essayez pas de prioriser mentalement - ceci pourrait interférer l’équilibre entre vos parties rationnelle et intuitive de votre cerveau. Au contraire, attendez qu’un sentiment d’évidence vous guide vers un item de la page. C’est difficile à décrire, mais facile à comprendre: vous sentez d’évidence que vous devez faire quelque chose sur l’item qui vous saute aux yeux. Lorsque vous descendez le long de la liste de la page, vous vous sentirez attirer par cet item. Lorsque vous ressentirez cette impression, toute résistance à la réalisation de la tâche aura disparu, et l’item devient facile à traiter.
Travaillez sur cet item aussi longtemps que vous le voulez
Ne vous forcez pas à travailler plus longtemps que vous n’en avez envie. Le système encourage une approche ‘peu à peu, mais souvent’ («petit à petit»). Lorsque que vous en avez assez, arrêtez.
Barrez l’item de la liste, et réintroduisez le en fin de liste si vous ne l’avez pas terminé
En réalité, c’est mieux de le réentrer en fin de liste, puis de le barrer dans la page active, car il est moins probable que vous l’oubliez, mais je dois admettre que je ne suis pas très bon à le faire dans cet ordre. Réintroduire un item est une partie essentielle du système. Vous devriez réentrer tout ce qui est récurrent (par exemple: courriel, exercices physiques, …), tout ce qui nécessite encore du travail (par exemple: le brouillon d’un article ou d’un rapport), tout ce qui nécessite un suivi (par exemple: «Mike a-t-il répondu à mon courriel?»), toutes les tâches que se font dans la durée (lire un livre ou un magazine). Vous pouvez aussi entrer les étapes suivantes d’un projet. J’ai découvert qu’environ la moitié à deux tiers de mes tâches nécessite d’être réintroduites dans ma liste, d’une manière ou d’une autre.
Continuez sur la même page de la même façon. Ne passez pas à la page suivante tant qu’un item vous saute aux yeux sur la page active.
Traîtez chaque page, l’une après l’autre, vous donne le bénéfice d’une «procrastination structurée», basée sur le fait que la procrastination est relative. Autrement dit: n’importe quel item devient facile à traiter, si c’est un choix entre s’en occuper et s’occuper d’un item encore plus difficile.
Passez à la page suivante et répétez la procédure
Vous pourriez constater que vous parcourez une page et que vous passez beaucoup de temps à travailler sur els items de cette page. Ce n’est pas un problème - laissez la méthode «item qui vous saute aux yeux» vous guider.
Si vous arrivez à une page et qu’aucun item ne vous saute aux yeux, alors tous les items restant sont «abandonnés», sans les réintroduire en fin de liste. Utilisez un marqueur (surligneur) pour les marquer «abandonnés».
C’est à cette étape que le système «supprime» les items que vous avez préalablement entrés sans les évaluer, mais que le système a tamisés et trouvés inadéquats. Des items «abandonnés» peuvent appaître très rapidement (par exemple, si vous avez entré une longue liste de livres que vous pensiez lire), mais plus généralement, ils apparaissent lentement.
S’il vous plait, appliquez sérieusement la règle de ne pas les réintroduireau moment où vous les surlignez «abandonnés» : cela ne veut pas dire que vous ne pourrez jamais les réintroduire dans votre liste, mais que vous devriez laisser passer un peu de temps avant de le faire, pour comprendre pourquoi ils ont été rejetés, ou pour déterminer si ils sont réellement besoin d’être traités ou si il est temps de s’en débarrasser, ou voir si ces items vous distraient de vos objectifs premiers, ou toute autre raison. Lorsque vous réintroduisez des items «abandonnés», il est souvent utile de les diviser en plus petits items ou tâches et/ou de reformuler leurs attendus.
Surligner les items «abandonnés» vous permet de les revoir plus facilement.
N’oubliez pas que cette règle ne s’applique pas à la page sur laquelle vous ajouter les nouveaux items (càd la dernière page de votre liste).
lorsque vous en avez terminé avec la dernière page, recommencez depuis la première page encore active.
Je marque les pages qui ne sont plus actives avec une croix dans le coin en haut, bordure extérieure de la page, et je mets un cercle autour de la croix lorsqu’il n’y a plus de page active avant la page en question. Ceci permet de trouver plus facilement la première page active.
Vous pouvez découvrir que le nombre de pages actives varient énormément, au fil du temps. Au moment où j’écris ces lignes, j’ai 9 pages, mais cela a varié de 3 à 4 pages, jusqu’à 19 pages.
Ce système est très prenant (en tout cas, c’est ce que j’ai découvert) et vous pouvez penser que c’est une bonne idée de définir des horaires stricts. Lâchez tout lorsque l’heure a sonné, et recommencez de là où vous en étiez lorsqu’il est temps de reprendre les activités gérées dans le système. J’admets cependant que je ne suis pas très bon moi-même à suivre ce conseil!
Arrièrés
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Il se peut que vous ayez des arriérés de choses à faire, lorsque vous démarrerez ce système. Si vous avez des arriérés de tâches, je vous recommande de les saisir d’un coup (une ligne une tâche) puis de les laisser vivre dans le système. Si certaines se font rejetées («abandonnées»), alors vous devrez vous poser la bonne question de savoir s’il est réellement nécessaire de les réaliser.
Néanmoins, avec les arriérés de courriel et de tâches administratives, il y a danger qu’un grand ensemble d’arriérés puisse vous empêcher de traiter de manière efficace les tâches entrantes de même nature. Je recommande ainsi de déplacer ces arriérés dans un répertoire à part, et d’ajouter dans votre liste les items «Arriéré Courriel» et/ou «Arriéré administratif», de la même façon que les standards «Traiter son courriel» et «Traiter les tâches administratives ».
Pourqoi cela marche t-il?
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Ce système fonctionne, en fournissant un cadre qui équilibre les parties rationnelle et intuitive de nos pensées.
Si nous essayons de vivre nos vies uniquement avec la partie rationnelle, nous avons tendance à faire des plans qui sont finalement minés par nos propres pensées, car notre cerveau ne fonctionne pas uniquement du point de vue rationnel ou raisonné. La plupart d’entre nous ont vécu des expériences pendant lesquelles nous savions (avec notre raison) qu’il fallait mieux réaliser certaines choses, alors même que notre inclinaison naturelle ou intuitive nous a poussé à les rejeter.
D’un autre côté, si nous essayons de vivre notre vie uniquement en cédant à ces tendances naturelles ou intuitives, nous aurons fortement tendance à nous laisser dériver et devenir plus impulsif, et ainsi à agir de manière irrationnelle.
Lorsque ces deux façons de penser sont équilibrées, nous sommes capables de faire des choix rationnels profondément en accord avec nos sentiments et nos émotions. Le système Autofocus fournit un cadre qui permet cet équilibre. Bien que j’explique par ailleurs que le système «faitles choix» pour nous, ce que je veux dire en réalité est que le système fournit un cadre qui nous permet de prendre des décisions équilibrées, de façon non stressante.
A faire et A Ne Pas Faire
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A FAIRE Faites confiance au système; grâce à sa structure, il vous aide à prendre de meilleures décisions
A FAIRE Utilisez le bon sens; si quelque chose vient à vous et qui nécessite une action immédiate, faites le
A NE PAS FAIRE Essayez de prédéfinir ce que vous ajoutez dans la liste; en agissant ainsi, vous utiliseriez une façon moins efficace de prioriser votre liste
A FAIRE Attendez vous à ce que les choses avancent à des vitesses différentes; certains items avanceront très rapidement, certains lentement, d’autres n’avanceront plus du tout pendant quelques temps avant d’être relancés, et certains seront abandonnés; c’est normal, c’est le système qui est voulu ainsi.
A NE PAS FAIRE Utilisez ce système pour des activités qui ont besoin de créneaux de temps spécifiques dans la journée; par exemple, préparer les repas, jouer d’un instrument, fermer le magasin, etc.
A FAIRE Lisez tous les items qui vous sautent aux yeux sur la page active après un long arrêt(la pause de midi, apr exemple) ; ceci vous aidera à vous remettre en tête ce que vous avez à faire.
A NE PAS FAIRE Oubliez les suivis et rappels dans le système; c’est une façon essentielle de mieux suivre votre travail.
A FAIRE Ajoutez plein de tâches «créatives» telles que «Penser à…», «Etudier…», Discuter de…», «Revoir…».
A FAIRE Mettez la date à côté du premier item ajouté de la journée; bien que non essentiel au système, cela permet de mieux piloter vos progrès.
A NE PAS FAIRE Laissez votre liste loin de vous, sans moyen d’enregistrer vos idées ou tâches au fur et à mesure qu’ellesviennent à votre esprit.
A FAIRE Utilisez tout moyen permettant de vous rappeler des tâches qui ne peuvent pas être réalisées avant une certaine date dans le futur (échéancier, rappel dans Outlook, agenda, …)
A FAIRE Utilisez un carnet (ou cahier) pour chaque environnement (un pour la maison, un pour le bureau).