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If a cluttered desk is a sign of a cluttered mind, of what, then, is an empty desk a sign? Einstein
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Das können Sie von diesem System erwarten

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Was ich im Folgenden schreibe, basiert bisher ausschließlich auf meiner eigenen Erfahrung, die ich in den Wochen, die ich mit diesem System gearbeitet habe, sammeln durfte. Dabei habe ich Folgendes bemerkt:

 

Ein deutlich gestiegenes Arbeitsvolumen.Ich habe bemerkt, dass ich in der Lage bin, meine Aufgaben deutlich schneller abzuarbeiten. Dies scheint wesentlich darauf zurückzuführen zu sein, dass es recht wenig Reibungsverluste in Form von inneren Widerständen oder „Aufschieberitis“ gibt.

 

Weniger Stress.Obwohl man ganz offensichtlich nach wie vor seine Arbeit zu tun hat, gibt es keine großen Widerstände zu überwinden, und man hat auch nicht das Gefühl, überfordert zu sein. Meine ganze Arbeit wurde sogar sehr viel angenehmer. Umso mehr, je mehr ich gelernt habe, dem System zu vertrauen.

 

Fokus auf das Wichtige.Es ist sehr schwierig, sich lediglich mithilfe der rationalen Seite seines Geistes auf das zu konzentrieren, was wichtig ist, weil das, was für Ihr Bewusstsein wichtig ist, nicht unbedingt auch von Ihrem Unterbewusstsein für wichtig gehalten wird. Rückblickend habe ich herausgefunden, dass der Fokus, den das System erzeugt hat, sich „richtig“ anfühlt – richtig für mich in den derzeitigen Umständen.

 

Sehr schnelles Abarbeiten von Routineaufgaben.Die Geschwindigkeit, mit der ich verschiedene grundlegende Routineaufgaben erledige, ist exponentiell angestiegen. Ich denke dabei an Antworten auf E-Mails, Kommentare auf meinem Blog, Rückrufe usw.

 

Gründliches Abarbeiten meiner Hauptaufgaben und -projekte.Das System ermutigt einen, wirklich wichtige Aufgaben zu erledigen, indem viele kleine Schritte auf dem Weg zum Ziel gegangen werden. So kann man sich mit einem Projekt wie diesem, bei dem es darum geht, einen Beta-Test zu organisieren, über einen längeren Zeitraum sehr methodisch befassen. Des Weiteren treten bei einer solchen Arbeitsweise Ideen und Einsichten ganz natürlich zu Tage, da sich der Geist über einen bestimmten Zeitraum hinweg immer wieder mit der jeweiligen Aufgabe beschäftigt.

 

 

 

 

Schnellstart

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Das System besteht grundsätzlich aus einer langen Liste, die alles enthält, was Sie zu tun haben. Verwenden Sie dafür ein liniertes Notizbuch (25–35 Zeilen pro Seite sind ideal). Wenn Ihnen etwas Neues einfällt, fügen Sie es einfach am Ende der Liste hinzu. Arbeiten Sie die Liste auf folgende Weise ab:

 

1. Lesen Sie zügig alle Einträge auf einer Seite, ohne dabei an einer der Aufgaben zu arbeiten.

2. Gehen Sie die Seite nun langsam durch und betrachten Sie die einzelnen Einträge der Reihe nach jeweils für kurze Zeit, bis einer Sie besonders anspricht.

3. Arbeiten Sie an diesem Eintrag, solange Sie wollen.

4. Streichen Sie den Eintrag aus der Liste. Wenn Sie die Aufgabe nicht abgeschlossen haben, fügen Sie sie am Ende der Liste erneut hinzu.

5. Arbeiten Sie so die aktuelle Seite ab. Wechseln Sie erst zur nächsten Seite, wenn Sie die aktuelle Seite einmal komplett durchgeschaut haben und Sie dabei kein Eintrag besonders angesprochen hat.

6. Gehen Sie zur nächsten Seite und wiederholen Sie den Prozess.

7. Wenn Sie zu einer Seite gelangen und Sie keiner der Einträge beim ersten Durchsehen besonders anspricht, nehmen Sie alle auf dieser Seite noch ausstehenden Aufgaben von der Liste. Fügen Sie sie nicht am Ende der Liste ein. (Bemerkung: Diese Vorgehensweise gilt nicht für die letzte Seite, auf der Sie noch Einträge vornehmen können.) Markieren Sie die so von der Liste genommenen Einträge mithilfe eines Textmarkers.

8. Wenn Sie die letzte Seite so abgearbeitet haben, beginnen Sie wieder auf der ersten Seite, die noch aktive Einträge enthält.

 

 

Jeder dieser Schritte wird nachfolgend ausführlicher beschrieben. Ich schlage jedoch vor, dass Sie nun loslegen und die weiteren Anweisungen später lesen. Vergessen Sie nicht, „weitere Anweisungen lesen“ auf Ihrer Liste einzutragen. Sie brauchen nicht besonders viele Aufgaben, um mit der Umsetzung dieses Systems zu beginnen. Fügen Sie weitere Aufgaben einfach der Liste hinzu, sobald sie Ihnen einfallen.

 

 

 

Ausführliche Anleitung

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Wenn Ihnen etwas Neues einfällt, fügen Sie es am Ende der Liste hinzu.
Eines der Merkmale dieses Systems besteht darin, dass Sie alles Mögliche einfügen können. Ich empfehle Ihnen, alles einzutragen, was Ihnen in der Sinn kommt, ohne es vorab zu bewerten. Das System wird die Bewertung erledigen.

Lesen Sie zügig alle Einträge auf einer Seite, ohne dabei an einer der Aufgaben zu arbeiten.

Ein schnelles Überfliegen der Seite erlaubt es Ihrem Geist, die Einträge ohne Druck zu sichten.

Gehen Sie die Seite nun langsam durch und betrachten Sie die einzelnen Einträge der Reihe nach jeweils für kurze Zeit, bis einer Sie besonders anspricht.

Das ist das Herzstück des Systems. Versuchen Sie nicht, die Einträge mental nach Prioritäten zu sortieren – das würde die Balance zwischen dem rationalen und dem intuitiven Teil Ihres Geistes stören. Achten Sie stattdessen auf das Gefühl, ein bestimmter Eintrag sei jetzt „bereit“; sie spüren dann eine gewisse Freiheit, ihn jetzt anzugehen. Dieses Gefühl ist schwer zu beschreiben, aber leicht zu erkennen. Sie spüren dann, dass ein bestimmter Eintrag sozusagen reif ist und jetzt angegangen werden kann. Wenn Sie dieses Gefühl verspüren, verschwinden alle Widerstände gegen diese Aufgabe und sie geht leicht von der Hand.

 

Arbeiten Sie an diesem Eintrag, solange Sie wollen.

Zwingen Sie sich nicht, länger an der Aufgabe zu arbeiten, als es sich richtig anfühlt. Dieses System ermutigt zu der Herangehensweise, regelmäßig kleine Schritte auf dem Weg zum Ziel zu gehen. Wenn Sie meinen, Sie haben genug getan, hören Sie auf.

 

Streichen Sie den Eintrag aus der Liste. Wenn Sie die Aufgabe nicht abgeschlossen haben, fügen Sie sie am Ende der Liste erneut hinzu.

Es ist sogar besser, wenn Sie den Eintrag zuerst am Ende der Liste erneut hinzufügen und ihn dann auf der aktuellen Seite ausstreichen, dann besteht nicht so sehr die Gefahr, dass Sie aus den Augen verlieren, wo Sie waren. Ich muss allerdings zugeben, dass ich nicht sehr gut darin bin, diese Reihenfolge einzuhalten. Einträge erneut zu erstellen, ist ein grundlegender Teil dieses Systems. Sie sollten alle regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben immer wieder erneut erfassen (dazu gehören beispielsweise E-Mail-Abfragen, das Durchsehen der Ablage und regelmäßiger Sport). Gleiches gilt für Aufgaben, an denen Sie noch arbeiten müssen („Berichtsentwurf verfassen“), Dinge, die zu überwachen sind („hat Michael schon meine E-Mail beantwortet?“), und längerfristige Unterfangen wie die Lektüre eines Buches oder einer Zeitschrift. Des Weiteren müssen Sie natürlich die nächsten Schritte und weitere, sich aus einer Tätigkeit ergebende Aufgaben erfassen. Ich habe bemerkt, dass die Hälfte oder gar zwei Drittel meiner Aufgaben einen erneuten Eintrag in der einen oder anderen Form nötig machen.

 

Arbeiten Sie so die aktuelle Seite ab. Wechseln Sie erst zur nächsten Seite, wenn Sie die aktuelle Seite einmal komplett durchgeschaut haben und Sie dabei kein Eintrag besonders angesprochen hat.

Jede Seite als gesonderte Einheit zu behandeln, eröffnet Ihnen den Nutzen des „strukturierten Aufschiebens“. Dabei machen Sie sich das Prinzip zu Nutze, dass das Aufschieben relativ ist. Mit anderen Worten: Jede Aufgabe wird einfach, wenn man die Wahl hat zwischen dieser Aufgabe und einer noch schwierigeren.

 

Gehen Sie zur nächsten Seite und wiederholen Sie den Prozess.

Sie werden bemerken, dass Sie eine Seite sowohl sehr schnell durchgehen als auch längere Zeit abarbeiten können. Beides ist gut – lassen Sie sich einfach davon leiten, was Sie jeweils besonders anspricht.

 

Wenn Sie zu einer Seite gelangen und Sie keiner der Einträge beim ersten Durchsehen besonders anspricht, nehmen Sie alle auf dieser Seite noch ausstehenden Aufgaben von der Liste. Fügen Sie sie nicht am Ende der Liste ein. Markieren Sie die so von der Liste genommenen Einträge mithilfe eines Textmarkers.

Dies ist der Punkt, an dem sich das System aller Einträge entledigt. Sie hatten sie ja ohne vorherige Bewertung aufgenommen und nun hat das System sie ausgesiebt. Das kann sehr schnell geschehen (beispielsweise wenn Sie eine lange Liste an Büchern erfasst haben, die Sie lesen wollten), aber gewöhnlich geschieht es merklich langsamer.

 

Bitte nehmen Sie die Regel, diese Einträge nicht erneut am Ende der Liste einzutragen, sehr ernst. Das bedeutet nicht, dass Sie sie niemals wieder eintragen können, aber Sie sollten ein wenig Zeit verstreichen lassen, bevor Sie es tun, und sorgfältig überlegen, warum die Einträge zuvor aus dem System gefiltert wurden, ob sie also überhaupt getan werden müssen, ob die Zeit für ihre Erledigung reif ist oder ob sie möglicherweise von wichtigeren Aufgaben ablenken und so weiter. Wenn Sie einen aussortierten Eintrag erneut einfügen, ist es oft am Besten, ihn in kleinere Schritte aufzuteilen oder umzuformulieren.

 

Das Markieren der herausgefilterten Einträge erleichtert es Ihnen, diese wiederzufinden.

 

Vergessen Sie nicht, dass diese Regel nicht auf die Seite angewandt wird, auf der noch Einträge vorgenommen werden (die letzte Seite).

 

Wenn Sie die letzte Seite so abgearbeitet haben, beginnen Sie wieder auf der ersten Seite, die noch aktive Einträge enthält.

Ich markiere Seiten, die nicht mehr aktiv sind, mit einem Kreuz an der äußeren oberen Ecke und mache einen Kreis um das Kreuz, wenn sich vor dieser Seite keine weiteren aktiven Seiten mehr befinden. So finde ich schnell die erste aktive Seite. Sie werden feststellen, dass die Anzahl der aktiven Seiten von Zeit zu Zeit beträchtlich variiert. Jetzt, wo ich dies schreibe, habe ich neun aktive Seiten, aber es waren auch schon drei oder vier und auch mal fünfzehn.

 

Dieses System kann süchtig machen (zumindest habe ich das so erlebt), weshalb es eine gute Idee wäre, feste Arbeitszeiten festzulegen. Lassen Sie alles stehen und liegen, wenn die festgesetzte Zeit vorüber ist, und setzen Sie Ihre Arbeit beim nächsten Mal an gleicher Stelle fort. Ich gestehe, dass ich selbst diesem Ratschlag nicht so folge, wie ich es wohl sollte!

 

 

 

Rückstände

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Sie haben vielleicht schon einige Arbeitsrückstände, wenn Sie mit diesem System starten. Wenn Sie Aufgabenrückstände haben, empfehle ich Ihnen, all diese Aufgaben auf einen Rutsch in das System einzutragen und sie vom System aussieben zu lassen. Sie werden bemerken, dass einige von ihnen aussortiert werden, und Sie werden sich ernsthaft fragen müssen, ob Sie all das Vorgenommene wirklich erledigen müssen.

 

Mit E-Mail- und Papier-Rückständen jedoch besteht die Gefahr, dass sie Ihnen in die Quere kommen, sodass Sie neu eingehende E-Mails und den aktuellen Schriftverkehr nicht effektiv abarbeiten würden. Deshalb schlage ich vor, solche Rückstände in gesonderte Ordner zu verschieben und sie als Eintrag in die Liste aufzunehmen, beispielsweise „E-Mail-Rückstände abarbeiten“ oder „Papier-Rückstände abarbeiten“, zusätzlich zu den Standard-Aufgaben wie „E-Mail-Postfach leeren“ und „Eingangskorb leeren“.

 

 

Warum es funktioniert

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Das System funktioniert, da es eine Struktur zur Verfügung stellt, die das Gleichgewicht der rationalen und der intuitiven Seite unseres Geistes ermöglicht.

 

Wenn wir versuchen, unser Leben nur mithilfe der rationalen Seite unseres Geistes zu bewältigen, neigen wir dazu, Pläne zu schmieden, die von unserem eigenen Geist unterwandert werden, weil dieser eben nicht ausschließlich auf rationaler Ebene arbeitet. Jeder von uns hat schon Situationen erlebt, in denen wir wissen (die rationale Seite unseres Geistes weiß es), dass es besser wäre, bestimmte Dinge zu tun, uns aber dennoch völlig gegen sie sträuben.

 

Wenn wir andererseits versuchen, unser Leben ausschließlich nach dem zu richten, worauf wir Lust haben, kommen wir leicht ins Schleudern, werden impulsiv und handeln irrational.

 

Sind beide Seiten unseres Geistes im Gleichgewicht, versetzt uns das in die Lage, rationale Entscheidungen zu treffen, die völlig im Einklang mit unseren tieferen Gefühlen stehen. Das Autofokus-Zeitmanagement-System stellt einen Rahmen zur Verfügung, der genau dies ermöglicht. Wenngleich ich davon spreche, dass „das System“ Entscheidungen trifft, meine ich eigentlich, dass das System ein Gerüst bereitstellt, das es erlaubt, diese ausgewogenen Entscheidungen zu treffen.

 

 

Was Sie tun und was Sie lassen sollten

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TUN: Vertrauen Sie dem System. Sein Aufbau wird es Ihnen ermöglichen, bessere Entscheidungen zu treffen, als Sie ohne die Hilfe des Systems treffen würden.

 

TUN: Nutzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand. Wenn etwas auftaucht, das sofort getan werden muss, dann tun Sie es sofort.

 

LASSEN: Versuchen Sie nicht, im Voraus zu filtern, was Sie in das System eintragen. Wenn Sie es dennoch tun, nutzen Sie einen weniger effizienten Weg der Priorisierung als den, den das System zur Verfügung stellt.

 

TUN: Rechnen Sie damit, dass sich die Dinge unterschiedlich schnell entwickeln. Einige Aufgaben werden sehr schnell vorankommen, andere langsam, manche werden für eine gewisse Zeit ruhen und wieder andere werden komplett herausgefiltert. Das ist in Ordnung, das soll so sein.

 

LASSEN: Nutzen Sie das System nicht für Aufgaben, die zu einer vorgegebenen Zeit zu tun sind. Dazu gehören solche Dinge wie das Vorbereiten des Mittagessens, die täglichen Klavierübungen und die Routineaufgaben zum Ende Ihres Arbeitstages.

 

TUN: Lesen Sie alleausstehenden Aufgaben auf Ihrer Liste durch, wenn Sie von einer ausgedehnten Pause zurückkehren. Das wird Ihrem Geist helfen, über alles, was getan werden muss, den Überblick zu behalten.

 

TUN: Vergessen Sie nicht, Erinnerungen und Ähnliches in das System einzutragen. So bleiben Sie beständig am Ball.

 

TUN: Tragen Sie viele kreative Aufgaben ein wie „mache dir Gedanken zu …‘“, „recherchiere …“, „bespreche …“, „überprüfe …“.

 

TUN: Schreiben Sie jeden Tag das aktuelle Datum neben den ersten Eintrag, den Sie vornehmen. Obgleich dies nicht grundlegend für das System ist, hilft es Ihnen, Ihren Fortschritt im Auge zu behalten.

 

LASSEN: Verlassen Sie Ihre Liste nicht, ohne die Möglichkeit zu haben, Ideen und Aufgaben festzuhalten, die Ihnen unterwegs in den Sinn kommen.

 

TUN: Stellen Sie sicher, dass Aufgaben, die erst zu einem späteren Zeitpunkt angegangen werden können, rechtzeitig wieder die nötige Aufmerksamkeit bekommen (dazu könnten Sie beispielsweise die Erinnerungsfunktion von Microsoft Outlook oder Kalendereinträge verwenden).

 

TUN: Verwenden Sie getrennte Notizbücher für unterschiedliche Umgebungen (zu Hause, am Arbeitsplatz usw.).