System zarządzania czasem „Autofocus”
Czego możesz oczekiwać od tego systemu?
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Bazując jedynie na moich własnych doświadczeniach w pracy z tym systemem przez szereg tygodni zauważyłem następujące rzeczy:
Znacznie zwiększona ilość wykonanej pracy. Odkryłem, że jestem w stanie pracować znacznie szybciej . Zdaje się, że to głównie dlatego, że pojawia się bardzo mało napięcia związanego ze zwlekaniem i oporem przed pewnymi zadaniami.
Brak stresu. Chociaż oczywiście nadal musisz wykonać pracę to jednak nie ma ogromnego wewnętrznego oporu do pokonania lub uczucia przytłoczenia pracą . Szczerze mówiąc, praktycznie cała moja praca stała się przyjemna. Im bardziej nauczyłem się ufać systemowi tym bardziej stawało się to faktem.
Skupienie na tym co jest ważne. Bardzo trudno jest sie skupić na tym co jest ważne tylko z użyciem samego racjonalnego umysłu, ponieważ to co twój świadomy umysł uważa za istotne, może nie być tym co podświadomość uważa za ważne. Odkryłem patrząc wstecz na pracę, którą wykonałem, że rzeczy na których koncentruję sie dzięki systemowi po prostu wydają się “właściwe” - właściwe dla mnie w mojej aktualnej sytuacji.
Bardzo szybkie wykonywanie rutynowych zadań. Moja prędkość wykonywania różnych podstawowych rutynowych zadań wzrosła wykładniczo. Myślę o takich rzeczach jak odpowiadanie na emaile, pisanie odpowiedzi na komentarze na moim blogu, wykonywanie telefonów, etc.
Całkowita realizacja większych zadań i projektów. System zachęca do stosowania podejścia „mało i często” do większych zadań. W wyniku tego nad projektem, takim jaki tworzenie tego poradnika, można pracować przez pewien okres czasu w bardzo metodyczny sposób. Kolejnym dodatkowym efektem podejścia “mało i często” jest to, że pomysły i myśli pojawiają się naturalnie jako wynik pracy umysłu nad zadaniem przez pewien okres czasu.
Szybki start
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
System składa się z jednej długiej listy wszystkiego co masz do zrobienia, zapisanej w notesie w linie (idealnie 25-35 linii na stronę). Gdy myślisz o nowych rzeczach dodajesz je na koniec listy. Następnie pracujesz nad listą, po jednej stronie za każdym razem, w następujący sposób:
- Przeczytaj szybko wszystkie pozycje na stronie bez podejmowania jakiejkolwiek akcji odnośnie którejś z nich.
- Przeczytaj stronę wolniej patrząc na poszczególne pozycje, aż jedno zdanie w jakiś sposób wyróżni się.
- Pracuj nad tym zadaniem tak długo jak masz ochotę.
- Wykreśl pozycję z listy i wpisz ją ponownie na koniec, jeśli jeszcze jej nie skończyłeś.
- Kontynuuj „w kółko” na tej samej stronie w ten sam sposób. Nie przechodź do następnej strony dopóki nie skończyłeś czytania danej strony bez znalezienia jakiejkolwiek wyróżniającej się pozycji.
- Przejdź do następnej strony i powtórz ten proces.
- Jeśli przejdziesz do następnej strony i żadna pozycją nie wyróżnia się dla ciebie przy pierwszym podejściu, wtedy wszystkie pozostałe na stronie pozycje są odrzucane bez wpisywania ich ponownie. Użyj zakreślacza do zaznaczenia odrzuconych zadań.
- Gdy skończyłeś na ostatniej stronie, zacznij znowu na pierwszej stronie, która jest nadal aktywna.
Każdy z tych kroków jest wyjaśniony bardziej szczegółowo poniżej ale sugeruję byś zaczął działać już teraz, a resztę instrukcji przeczytał później. Nie zapomnij wstawić “Przeczytaj resztę instrukcji” na listę jako jedno z zadań . Nie potrzebujesz dużej ilości zadań by zacząć; po prostu dodawaj zadania gdy o nich pomyślisz lub gdy się pojawią.
Pełne instrukcje
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Gdy myślisz o nowej pozycji dodaj ją na koniec listy.
Jedną z cech charakterystycznych tego systemu jest to, że możesz „wrzucić” do niego wszystko. Sugeruję być wpisywał wszystko co Ci przyjdzie do głowy bez prób oceniania. System sam dokona oceny.
Przeczytaj szybko wszystkie pozycje na stronie bez podejmowania jakiejkolwiek akcji odnośnie którejś z nich.
Szybkie przeczytanie strony pozwoli Twojemu umysłowi zacząć przetwarzanie zadań na liście bez presji.
Przeczytaj stronę wolniej patrząc na poszczególne pozycje aż jedno zdanie w jakiś sposób wyróżni się.
To jest serce systemu. Nie próbuj nadawać rzeczom priorytetu w głowie – to będzie wpływać na równowagę pomiędzy racjonalną i intuicją częścią twojego umysłu. Zamiast tego poczekaj na uczucie „ulgi”, dotyczące zadania. Jest to trudne do opisania ale łatwe do rozpoznania. Po prostu czujesz, że dana rzecz jest gotowa do zrobienia. Jeśli posuwasz się w dół strony, możesz poczuć potrzebę powrotu do tej pozycji na liście. Gdy pojawi się uczucie, że to właśnie to zadanie, cały opór przed zrobieniem go zniknie i zadanie stanie się łatwe do wykonania.
Pracuj nad tym zadaniem tak długo jak masz ochotę.
Nie zmuszaj się do kontynuowania pracy nad zadaniem dłużej niż czujesz, że masz na to ochotę. Ten system zachęca do stosowania podejścia „mało i często”. Kiedy czujesz, że zrobiłeś już dosyć po prostu przestań.
Wykreśl pozycję z listy i wpisz ją ponownie na koniec, jeśli jeszcze jej nie skończyłeś .
Właściwie to lepiej najpierw wpisać ją ponownie, a następnie wykreślić daną pozycję ponieważ wtedy mniej prawdopodobne jest, że zgubisz miejsce w którym skończyłeś. Jednak muszę przyznać, że nie jestem zbyt dobry jeśli chodzi o pamiętanie o tej kolejności. Wpisywanie ponownie zadań jest podstawową częścią systemu. Powinieneś wpisywać wszystkie powtarzające się rzeczy (np. e-mail, pisanie, ćwiczenia), wszystko nad czym nadal pracujesz (np. szkic artykuły czy sprawozdania), wszystko co wymaga sprawdzenia (np. czy Michał odpowiedział na email?) i dłuższe zadnia jak czytanie książki, magazynu czy gazety. Możesz także potrzebować wpisać kolejne kroki lub rzeczy, które wymagają powrotu do nich. Zauważyłem, że około 1/2 do 2/3 z moich zadań wymaga ponownego dodania do listy w takiej czy innej formie.
Kontynuuj „w kółko” na tej samej stronie w ten sam sposób. Nie przechodź do następnej strony dopóki nie skończyłeś czytania danej strony bez znalezienia jakiejkolwiek wyróżniającej się pozycji.
Traktowanie każdej strony jako osobnej jednostki pozwala ci korzystać z zalet tak zwanego “zorganizowanego zwlekania”, które bazuje na fakcie, że odkładanie spraw na później jest relatywne. Inaczej mówiąc każde zadanie staje się łatwe jeśli wybór jest pomiędzy zrobieniem go lub innego trudniejszego zadania.
Przejdź do następnej strony i powtórz ten proces.
Możesz odkryć, że szybko przechodzisz przez stronę lub że pracujesz nad nią przez znaczną ilość czasu. Oba sposoby są w porządku – po prostu pozwól metodzie „wyróżniania się” prowadzić cię.
Jeśli przejdziesz do następnej strony i żadna pozycją nie wyróżnia się dla ciebie przy pierwszym podejściu, wtedy wszystkie pozostałe na stronie pozycje są odrzucane bez wpisywania ich ponownie. Użyj zakreślacza do zaznaczenia odrzuconych zadań.
To jest miejsce gdzie system wreszcie pozbywa się wszystkich pozycji, które wpisałeś bez wcześniejszej analizy, a które system “odsiał”. To może się zdarzyć bardzo szybko (przykładowo gdy wpisałeś długą listę książek o których przeczytaniu myślałeś) ale zazwyczaj dzieje się dość wolno.
Proszę potraktuj poważnie zasadę nie wpisywania ponownie tych zadań. To nie znaczy, że nigdy nie możesz wpisać ich po raz drugi ale powinieneś dać sobie trochę czasu zanim to zrobisz i zastanowić się dokładnie dlaczego zostały odrzucone, czy tak naprawdę muszą w ogóle zostać zrobione, czy teraz jest odpowiedni moment by je zrobić, czy nie odbiegają od twoich celów lub czy są jakieś inne czynniki mające znaczenie. Kiedy wpisujesz ponownie odrzuconą wcześniej rzecz, często dobrze jest rozbić ją na mniejsze zadania lub w jakoś inaczej ją sformułować.
Zaznaczenie zakreślaczem odrzuconych zadań pozwala je łatwo przejrzeć.
Pamiętaj, że ta reguła nie ma zastosowania na stronie na której nadal wpisujesz zdania (to jest na ostatniej stronie).
Gdy skończyłeś na ostatniej stronie, zacznij znowu na pierwszej stronie, która jest nadal aktywna.
Zaznaczam strony, które nie są już aktywne krzyżykiem w górnym zewnętrznym rogu strony i dodatkowo robię kółko dokoła krzyżyka gdy nie ma aktywnych stron przed daną stroną. To sprawia, że łatwo znaleźć pierwszą aktywną stronę. Możesz zauważyć, że liczba aktywnych stron będzie się znacznie zmieniać z upływem czasu. W momencie pisania tego tekstu miałem ich dziewięć ale ta liczba wahała się pomiędzy trzema lub czterema, a piętnastoma.
Ten system potrafi być dość uzależniający (przynajmniej ja to zauważyłem), więc dobrym pomysłem może być ograniczenie ilości godzin pracy. Przerwij gdy czas się kończy i zacznij ponownie w tym samym miejscu gdy znów jest na to pora. Przyznaję, że ja sam nie jestem bardzo dobry w stosowaniu się do tej zasady!
Zaległości
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Gdy rozpoczynasz pracę z tym systemem możesz mieć pewne już istniejące zadania i zaległości w pracy. Jeśli masz taki zbiór zadań, radzę Ci wprowadzić wszystkie zadania do systemu za jednym razem i pozwolić mu “przesiać “ je.
Jednakże jeżeli chodzi o zaległe e-maile i papiery to istnieje ryzyko, że duży ich zbiór może przeszkodzić efektywnemu przetwarzaniu nowo przychodzących wiadomości i dokumentów. Dlatego polecam przeniesienie zaległości do osobnego folderu i dodanie zadań „zaległe emaile” i/lub „zaległe dokumenty” równolegle do standardowych „oczyścić skrzynkę e-mail” i „przejrzeć przychodzące dokumenty”.
Dlaczego to działa
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
System działa przez dostarczenie struktury, która równoważy racjonalną i intuicyjną część mózgu.
Jeśli próbujemy prowadzić nasze życie korzystając jedynie z racjonalnej części mózgu, mamy skłonność do robienia planów, które są obalane przez nasz własny umysł, ponieważ umysł nie działa wyłącznie na racjonalnych zasadach. Większość z nas doświadczyła sytuacji, w których wiemy (dzięki racjonalnej części mózgu), że powinniśmy zrobić pewne określone rzeczy, niemniej jednak mamy jednocześnie naturalną skłonność do odrzucania ich.
Z drugiej strony, jeżeli próbujemy prowadzić nasze życie podążając jedynie za naszymi naturalnymi skłonnościami, będziemy mieli silną tendencję do zbaczania z kursu, stawania się impulsywnymi i zachowywania się irracjonalnie.
Jednakże kiedy te dwa sposoby myślenia są w równowadze jesteśmy w stanie podejmować racjonalne decyzje, które są całkowicie zgodne z naszymi głębszymi uczuciami i emocjami. System Autofocus dostarcza mechanizm, który to umożliwia. Chociaż mówię o systemie, który dokonuje wyborów to jednak tak naprawdę mam na myśli to, że system dostarcza struktury, która pozwala nam samodzielnie podejmować te zrównoważone decyzję w bezstresowy sposób.
„Zakazy i nakazy”
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Ufaj systemowi. Sposób w jaki jest zbudowany pomoże Ci podejmować lepsze decyzje niż te dokonywane bez jego pomocy.
Używaj zdrowego rozsądku. Jeśli pojawi się coś co musi być zrobione natychmiast, zrób to od razu.
NIE próbuj dostosowywać tego co dodajesz do systemu. Jeśli będziesz to robił będziesz korzystał z mniej efektywnej metody ustalania priorytetów niż umożliwia to sam system.
Przygotuj się na to, że zadania będą posuwać się z różną prędkością. Cześć będzie postępować szybko, część wolno, część zatrzyma się na pewien okres, a część zostanie całkowicie odrzucona. Tak to powinno działać.
NIE używaj tego systemu dla zadań, które muszą być wykonywane o określonej porze dnia. To może dotyczyć przygotowywania posiłków, ćwiczenia gry na instrumencie, zamykania sklepu etc.
Przeczytaj wszystkie pozostałe pozycje na liście gdy wracasz do niej po dłuższej przerwie. Pomoże Ci to mieć w głowie ogólny obraz tego co jest do zrobienia.
NIE zapomnij o wstawieniu przypomnień do systemu. To jest podstawowy sposób by nie stracić kontroli nad swoją pracą.
Zapisuj dużo kreatywnych zadań takich jak „Pomyśleć o…”, „Zbadać…”, „Przedyskutować…”, „Przejrzeć…”, „Zrecenzować…”
Wstaw datę obok pierwszej pozycji dodanej danego dnia. Pomoże Ci to monitorować postępy, chociaż nie jest zasadniczym elementem systemu.
NIE zostawiaj swojej list bez możliwości jakiegoś zapisywania zadań do wykonania i innych pomysłów , które przychodzą Ci do głowy.
Używaj jakiegoś sposobu by pamiętać o zadaniach, które mogą być wykonane jedynie w przyszłości (terminarz, kalendarz, przypomnienia w programie Outlook etc.)
Używaj osobnych notatników i list dla każdego z miejsc np. domu, pracy.