Sistemden ne beklemelisiniz ?

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Bu tamamen benim sistemi haftalar boyunca kurarken/oluştururken kendi tecrübelerime dayanmaktadır fakat bulduklarım aşağıdadır:

 

Büyük oranda artan iş hacmi. İşleri çok daha hızlı yapabildiğimi farkettim. Bu temelde direnç ve erteleme yolunda çok küçük bir ihtilaf gerçeği sayesinde olduğu gözükmektedir.

 

Stressizlik. İnsanlar bariz olarak hala çalışmak zorunda olsalar da aşmaları gereke büyük direnç engelleri veya bunalma duyguları yoktur. Aslında işimle ilgili herşey eğlenceli hale geldir. Sisteme daha fazla güvenmeyi öğrendikçe, bu daha geçerli bir hal aldı.

 

Neye odaklanıldığı önemlidir. Önemli olan şeye yalnızca rasyonel akıl ile odaklanmak çok zordur, çünkü bilinçli zihninizin önemli olduğunu düşündüğü şey belki de bilinçaltı zhninizin önemsiz olduğunu düşündüğü şeydir. Benim buluduğum şey ne yaptığım konusunda geriye bakmaktı. Gördüm ki sistem tarafından ortaya konan odak noktası doğru idi; yani benim için mevcut şartlarda doğru.

 

Rutin eylemlerin çok hızlanması. Mesela e-maillere cevap yazmak, blog’umdakı yorumlara cevap vermek, telefonlara dönüş yapmak gibi şeyleri düşünüyorum da bu vwe benzeri çeşitli temel rutin işleri yapmadaki hızım üstel olarak artmıştır.

 

Büyük porje ve işlerin derinlemesine yürütülmesi. Sistem büyük işlere “sık sık, azar azar” yaklaşımını uygulamayı teşvik etmektedir. Sonuç olarak, bu denemenin hazarlanması gibi bir proje genişçe bir zaman diliminde metodik bir yolla üstesinden gelinebilir. “sık sık azar azar” yaklaşımının diğer bir sonucu ise fikirlerin ve sezgilerin kişinin zihninin belirli bir zaman boyunca o işle meşgul olması neticesinde doğal olarak fışkıracağıdır.

 

 

Hızlı başlangıç

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Sistem, çizgili bir deftere (sayfa başına 25-35 satır idealdir) yazılmış ve yapmak zorunda olduğunuz herşeyi içeren uzun bir listeden oluşmaktadır. Eğer yeni maddeleri düşünüyorsanız, onları da listenin sonuna ekleyin. Liste üzerinde bir seferde sadece tek bir sayfa olmak üzere aşağıda belirtildiği şekilde çalışın

 

• Sayfadaki bütün maddeleri herhangi bir eyleme girişmeden hızlıca okuyun

• Maddelere sayfa boyunca bir tanesi sizin için ileriye atlayıncaya kadar yavaş yavaş bakın

• İsteğiniz sürdükçe madde üzerinde çalışmaya devam edin.

• Maddenin üzerini çizin, ve henüz bitirmemişseniz listenin sonuna yeniden ekleyin.

• Aynı sayfa üzerinde benzer şekilde devam edin. Bütün sayfayı taradığınızda gözünüze çarpan bir madde varsa diğer sayfaya geçmeyin.

• Tüm sayfayı taradığınız halde hiç bir madde öne çıkmıyorsa diğer sayfaya geçin ve aynı işlemleri tekrarlayın.

• Bir sayfada ilk taramada hiç bir madde öne çıkmıyorsa, o zaman o sayfadaki tamamlanmamış bütün maddeler listeye yeniden eklenmeksizin düşer. (Dikkat! Bu son sayfada uygulanmaz zira buraya hala madde eklemeye devam ediyorsunuz). Listeden düşen işleri bir fosforlu kalemle işaretleyin.

• Son sayfayı da bitirmişseniz, hala aktif olan ilk sayfaya dönerek yeniden başlayın.

Bütün bu adımlar aşağıda detaylarıyla açıklanmıştır fakat benim önerim şu an uygulamaya başlamanız olacak, yazının gerisini sonra okursunuz. Yalnız, ilk sıraya “kuralların geri kalanını oku” diye bir madde eklemeyi unutmayın. Başlangıçta çok fazla iş maddesiyle başlamanıza hiç gerek yok. Aklınıza geldikçe ekleyebilirsiniz nasılsa.

Tüm Kurallar

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Yeni maddelerin olduğunu düşünüyorsanız, listenin sonuna ekleyin.

Bu sistemin karakteristik özelliklerinden biri, herhangi bir maddeyi oradan çıkarıp atabilmenizdir. Tavsiyem, aklınıza gelen herşeyi değerlendirmeye çalışmadan sisteme girmenizdir. Sistem kendi değerlendirmesini yapacaktır.

Sayfadaki bütün maddeleri, madde ile ilgli bir eyleme geçmeksizin hızlıca okuyun.

Sayfa boyunca hızlı bir okuma, zihninizin maddeleri herhangi bir baskı altında olmadan değerlendirmeye başlamasını sağlar.

 

Sayfa boyunca bir tanesi sizin için öne çıkana kadarmaddeleridaha yavaş bir bakışlatarayın.

 

Sistemin kalbi burasıdır. Maddeleri mantığınızla önceliklendirmeye çalışmayın zira bu zihninizin rasyonel ve sezgisel tarafları arsındaki denge ile çelişecektir. Onun yerine bir maddenin kendini gösterdiği hissini bekleyin. Bunu tanımlaması zor, fakat farketmek kolaydır. Siz sadece bir maddenin yapılmak için hazır olduğunu hissedeceksiniz. Eğer sayfa boyunca aşağılara devam ederseniz, tekrar bu maddeye doğru geri çekildiğinizi hissiyle karşı karşıya gelebilirsiniz. Eğer bir kere maddenin yapılmasına karşı direncin ortadan kalktığı hissini alırsanız artık o işi yapmak çok daha kolaylaşmıştır.

 

Devam etmeyi istediğiniz sürece madde üzerinde çalışmaya devam edin.

 

Kendinizi artık devam etmek istemediğiniz bir işi yapmaya zorlamayın. Sistem sizi “sık sık azar azar” yaklaşımına yönlendirmektedir. Eğer yeterince çalıştığınızı hissediyorsanız durun.

 

Maddenin üzerini çizin ve eğer henüz iş bitmemişse listenin sonuna tekrar ekleyin.

 

Aslında en iyisi önce listeye yeniden eklemek sonra da üstünü çizmek daha iyidir. Bu sayede yerinizi kaybetmemiş olursunuz fakat kabul etmeliyim ki ben kendim bu sırada yapmayı pek hatırlıyor sayılmam. Tekrarlayıcı şekilde yapılan bütün işleri (e-postaları okumak, evrak işleriyle ilgilenmek, spor yapmak vb), üzerinde halen çalıştığınız işleri (müsfedde halindeki rapor ya da makale gibi), takip edilmesi gereken herşeyi (mesela Mehmet e-mail’ime cevap vermiş miydi ?) ve kitap, gazete okumak gibi geniş zamana yayılmış işleri listeye tekrar tekrar eklemelisiniz. Bir sonraki adımı ya da takip işlerini de listeye eklemeniz gerekebilir. Farkettim ki, işlerimin yarısı ya da üçte ikisi kadarı bir şekilde listeye tekrar eklenmesi gerekiyor.

 

Aynı sayfa üzerinde benzer şekilde devam edin. Bütün sayfayı taradığınızda gözünüze çarpan bir madde oluyorsa diğer sayfaya geçmeyin.

 

 

Her sayfaya bir birim olarak yaklaşmak size “yapısal erteleme”nin faydalanmanıza imkan verir ki bu ertelemenin izafi olduğu gerçeğine dayanır. Diğer bir deyişle;bir iş daha zor bir işe göre tercih ediliyorsa göreceli olarak kolaylaşır.

 

 

Sonraki sayfaya geçin ve aynı işlemleri tekrarlayın

 

Bir sayfa üzerinden çok hızlı geçtiğnizi ya da üstesinden gelmek için ciddi zaman harcadığınızı farkedebilirsiniz. Her ikisi de olabilir. Sadece “ortaya çıkma” yönteminin size rehberlik etmesine izin verin.

Eğer bir sayfaya geldiğinizde ilk geçişte hiç bir madde ortaya çıkmıyorsa, o sayfadaki bütün maddeler düşer. Yeniden de yazılmaz. Düşen bu maddeleri bir fosforlu kalemle işaretleyin.

Burası sistemin herhangi bir değerlendirme yapmadan yazdığınız maddeleri serbest bıraktığı yerdir. Fakat sistem bunu elekten geçirerek ve isteyrek yapar. Bu çok çabuk da gerçekleşebilir, (mesela okumayı düşündüğünüz kitapların çok uzun bir listesini eklemişseniz) ama genellikle oldukça yavaş ve nadirdir.

Lütfen gözardı edilen bu maddeleri yeniden yazmama kuralını ciddiye alın. Bu hiç bir zaman tekrar yazmayacaksınız manasına değildir fakat eklemeden önce biraz zamanın geçmesine ve neden göz ardı edildiğine dair gerekçeleri gözden geçirmenize imkan tanıyın. Bunlar gerekten yapılmalı mı, yapılmamalı mı, veya şu an daha bunların yapılmasının vakti mi gelmedi ya da sizi ana hedefinizden mi uzaklaştırıyor. Belki de başka bazı sebepleri vardır. Eğer listeden düşmüş bir maddeyi yeniden yazacaksanız, belki de en iyisi alt parçalara bölmek veya başka bir şekilde ifade etmektir.

Reddedilen maddeleri işaretlemek onları gözden geçirmenizi kolaylaştırır.

Yalnız bu maddeyi halen madde eklediğiniz sayfaya (yani son sayfaya) uygulamayın.

Son sayfayı bitirdiğinizde, halen aktif olan ilk sayfaya dönerek yeniden başlayın.

 

Ben artık aktif olmayan sayfaları, sayfanın üst dış köşesine bir çarpı koyarak ve daha öncesinde aktif bir sayfa yoksa bu çarpının etrafına bir daire çizerek işaretliyorum. Bu şekilde ilk aktif sayfayı bulmam kolaylaşmış oluyor. Siz de aktif sayfaların sayısının zaamn zaman çok değiştiğini görebilirsinizi. Bu satırları yazarken bende 9 aktif sayfa vardı fakat öncesinde 3-4 ile 15 arasında değişmişti.

Bu sistem biraz bağımlılık yapabilir. (en azından bende öyle oldu) Dolayısıyla siz çalışma saatlerini sınırlamanın daha iyi olacağını düşünebilirsiniz. Zamanı geldiğinde çalışmayı bırakın ve zamanı geldiğinde aynı yerden tekrar başlayın. Ne var ki kendimin bu tavsiyeye uymada pek başarılı olamadığımı kabul etmeliyim.

Bekleme Listeleri

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Bu sistemi uygulamaya başladığınız şu an için hali hazırda bazı bekleme listeleriniz olabilir. Eğer sizde bekleyen işlerin bir listesi varsa, buradaki bütün işleri bir seferde sisteme dahil etmenizi ve sistemin onları elemesine izin vermenizi öneririm. Eğer bazılarının reddedildiğini görürseniz, o zaman bunların gerçekten yapılması gerekli olup olmadığını sorgularsınız.

Ancak, e-posta ve evrak bekleme listelerinde şöyle bir tehlike vardır: devasa bir bekleme listesi yeni gelen e-posta ve evrakların etkin olarak işlenmesini engeller. Dolayısıyla, bekleme listelerinizi e-posta listesi ve/veya evrak listesi adı verilmiş kalsörlere ayırarak “e-postaları temizle” ve “gelen çekmecesini temizle” gibi iş maddelerini yazmanızı öneririm.

 

Neden işe yarar

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Sistem, beynin rasyonel ve sezgisel bölümlerini dengeleyen bir çerçeve sağlayarak işler.

Eğer biz hayatlarımızı sadece rasyonel beynimiz ile sürdürmeye çalışırsak, kendimizi zihnimiz tarafından sürekli alt üst edilen planlar yapmaya yöneltmiş oluruz, çünkü zihnimiz sadece rasyonel bir zeminde hareket etmez. Çoğumuz rasyonel beynimiz ile bazı şeyleri yapmanın bizim için daha iyi olduğunu bildiğimiz fakat yine de doğal eğilimimizin bunları reddettiği durumları tecrübe etmişizdir.

Diğer taraftan, eğer hayatlarımızı sadece doğal eğilimlerimizi takip ederek sürdürüsek deakıntıya kapılmış gibi,düşüncesiz ani hareketler sergileyen ve mantıksız davranan bir hal içinde oluruz.

Ancak, bu iki düşünce yöntemi dengede olduğu zaman, derindeki algı ve hissiyatımızla tam bir uyum içinde olan mantıklı kararlar verebiliriz. Otomatik Odaklanma sistemi bunu sağlayan bir çerçeve sunar. Her ne kadar seçimler yapan bir “sistem” hakkında konuşuyorsam da, gerçekte kastettiğim şey bize stressiz bir yolla bu dengeli kararları almamıza imkan tanıyan çerçeveyi sunan bir sistemdir.

 

Yapılacaklar ve Yapılmayacaklar

~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

(O) Sisteme güvenin. Planlanmış ve yapısal yöntemi sayesinde, sizin yardım almadığınız duruma göre daha iyi kararlar vermenize yardım edecektir.

(O) Genel kanıyı kullanın. Eğer bir şey hemen yapılması gereğiyle ortaya çıkarsa onu hemen yapın.

(X) Sisteme koyacağınız şeyi bir ön-düzenlemeden geçirmeye çalışmayın. Eğer böyle yaparsanız sistemin kendi önceliklendirmesinden daha az etkili bir yolu tutmuş olursunuz.

(O) maddelerin farklı hızda ilerleyebileceğini kabullenin. Bazı şeyler hızlı hareket eder, bazıları yavaş, bazıları bir dönem boyunca duru ve diğer bir kısmı tamamen reddedilebilir. Sistemden beklenençalışmaşekli de budur.

(X) Bu sistemi günün belirli bir saatinde yapılması gereken işler için kullanmayın. Yemek hazırlamak, müzik çalışmak, mağazayı kapatıp kilitlemek gibi şeyleri bu kapsamda düşünebiliriz.

(O) Uzun bir aradan sonra geri döndüğünüzde listenizdeki bütün maddeleri okuyun. Bu, zihninizin nelerin yapılması gerektiği hakkında genel bir görüşe sahip olmasına yardım eder.

(X) hatırlatma ve takip etme maddelerini sisteme eklemeyi unutmayın. Bunlar işinizi takip etmeyi sürdürebilmenin temel yollarıdır.

(O) “… hakkında düşün”, ” …’i araştır”, “…’i tartış”, “….’i gözden geçir” gibi bir çok yaratıcı işi de listeye ekleyin.

(O) Her gün eklediğiniz ilk maddenin yanına tarihi de yazın. Sistem açısından çok önemli olmasa da ilerlemeyi takip etmenize yardım eder.

(X) Listenizi, aklınıze gelebilecek işleri ve fikirleri kaydedebileceğiniz başka bir araç olmadığı sürece yanınızdan ayırmayın.

(O) Sadece ileri bir tarihte yapılabilecek işleri tutacak araçları kullanın (outlook hatırlatma alarmları, ajanda vs.)

(O) Ev, iş gibi her bir mekan için ayrı bir defter kullanın.

 

 

Copyright © 2009, Mark Forster. Tüm hakları saklıdır.

Translation by / Çeviren: İbrahim Genç, PhD (ig004@hotmail.com)