Get Everything Done

Cosa potete aspettarvi da questo sistema?
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Quello che segue è basato essenzialmente sulla mia personale esperienza nell’uso del sistema per alcune settimane, tuttavia io ho constatato i seguenti risultati:

Un notevole incremento nel volume di lavoro svolto. Mi sono accorto di essere in grado di svolgere il lavoro molto più rapidamente. Ciò sembra dovuto principalmente al diminuire degli ostacoli in termini di resistenza e procrastinazione.

Assenza di stress. Sebbene ovviamente uno debba comunque svolgere il proprio lavoro, non ci sono grandi resistenze da superare o sensazioni di un carico eccessivo. Infatti praticamente tutte le mie attività sono diventate piacevoli. Più ho imparato a fidarmi del sistema, più è stato così.

Focalizzazione sulle cose importanti. E’ molto difficile focalizzare le cose importanti usando solo la mente razionale, perché quello che la mente cosciente ritiene importante potrebbe essere diverso da quello che il subconscio ritiene importante. Riguardando ciò che ho fatto posso notare che la focalizzazione data dal sistema sembra “giusta” - giusta per me nella mia situazione attuale.

Svolgimento molto rapido delle attività di routine. La mia rapidità nello svolgere varie attività essenziali di routine è aumentata esponenzialmente. Mi riferisco ad attività come rispondere alle email, rispondere ai commenti sul mio blog, chiamare al telefono, ecc.

Elaborazione completa delle attività e dei progetti principali. Il sistema incoraggia un approccio detto “poco e spesso” alle attività principali. Il risultato è che un progetto, ad esempio mettere in piedi questa sperimentazione, può essere affrontato in modo molto metodico nell’arco del tempo. Un altro risultato dell’approccio “poco e spesso” è che idee e intuizioni scaturiscono naturalmente ogni volta che si dedica attenzione ad un’attività per un certo tempo.

Per iniziare
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Il sistema consiste in una lunga lista di tutto quello che dovete fare, scritta in un quaderno a righe (l’ideale sono 25-35 righe per pagina). Quando vi vengono in mente nuovi elementi aggiungeteli alla fine della lista. Elaborate la lista una pagina alla volta nel seguente modo:

1. Scorrete rapidamente tutti gli elementi sulla pagina senza agire su alcuno di essi
2. Scorrete nuovamente la pagina, più lentamente, leggendo in sequenza gli elementi finché uno di essi emerge
3. Lavorate su quell’elemento per tutto il tempo che vi va
4. Depennate l’elemento e, se non avete terminato, introducetelo nuovamente alla fine della lista
5. Continuate a scandire la stessa pagina nello stesso modo. Non passate alla prossima pagina finché non avete compiuto una scansione completa senza che alcun elemento sia emerso.
6. Passate alla prossima pagina e ripetete il processo
7. Se durante la prima passata su una pagina nessuno dei suoi elementi emerge, allora tutti gli elementi della pagina vengono abbandonati senza essere reintrodotti. (N.B. Questo non si applica all’ultima pagina, sulla quale state continuando ad aggiungere elementi). Usate un evidenziatore per marcare gli elementi abbandonati.
8. Quando avete finito con l’ultima pagina, ricominciate dalla prima delle pagine ancora attive.

Ognuno di questi passi è spiegato in maggiore dettaglio nel seguito, ma io vi suggerisco di cominciare adesso e leggere il resto delle istruzioni più avanti. Non dimenticate di aggiungere alla lista l’attività “leggere il resto delle istruzioni”. Per cominciare non avete bisogno di un grande numero di attività, è sufficiente aggiungere attività quando vi vengono in mente o quando si presentano.

Istruzioni complete
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Quando vi vengono in mente nuovi elementi, aggiungeteli alla fine della lista.
Una delle caratteristiche di questo sistema è che ci potete mettere dentro qualsiasi idea. Vi consiglio di aggiungere qualunque cosa vi venga in mente senza cercare prima di valutarla. Sarà il sistema stesso a fare la valutazione.

Scorrete rapidamente tutti gli elementi sulla pagina senza agire su alcuno di essi.
Una rapida scansione della pagina permetterà alla vostra mente di iniziare a elaborare gli elementi senza pressione.

Scorrete la pagina più lentamente leggendo gli elementi in ordine finché uno di essi emerge.
Questo è il cuore del sistema. Non cercate di assegnare mentalmente delle priorità agli elementi - ciò interferirebbe sull’equilibrio tra la parte razionale e quella intuitiva della vostra mente. Attendete invece una sensazione di liberazione di un elemento. E’ una cosa difficile da descrivere ma facile da riconoscere. Semplicemente, sentite che un elemento è pronto per essere svolto: se oltrepassate quell’elemento, potreste accorgervi che vi sentite attirati indietro verso di esso. Una volta provata una tale sensazione tutta la resistenza a svolgere l’attività svanisce, ed essa diventa facile da fare.

Lavorate su quell’elemento per tutto il tempo che vi sentite di farlo.
Non vi sforzate a continuare a lavorare sull’elemento più a lungo di quanto vi sentiate. Questo sistema incoraggia un approccio “poco e spesso”. Quando vi sembra di aver fatto abbastanza, fermatevi.

Depennate l’elemento dalla lista, e se non avete finito riscrivetelo alla fine.
Sarebbe meglio prima riscriverlo e poi depennarlo, perché è meno facile perdere il segno, ma devo ammettere che io non sono molto bravo nel ricordarmi di farlo in quest’ordine. Il reinserimento degli elementi è una parte essenziale del sistema. Dovreste reintrodurre tutto quello che fate in modo ricorrente (ad esempio leggere le e-mail, la posta, esercizio fisico), tutto quello su cui state ancora lavorando (ad es. bozze di articoli o relazioni), tutto ciò che richiede un aggiornamento (ad es. Michele ha risposto alla mia email?), e attività durevoli come leggere un libro, una rivista o un giornale. Potreste anche aver bisogno di inserire i prossimi passi o attività di verifica. Ho notato che da metà a due terzi delle mie attività richiedono un reinserimento in una forma o nell’altra.

Continuate a elaborare la stessa pagina allo stesso modo. Non passate alla prossima pagina finché non avete completato una passata completa senza che alcun elemento emerga.
Trattare un’intera pagina come un tutt’uno vi permette di beneficiare della “procrastinazione strutturata”, che si basa sul fatto che la procrastinazione è relativa. In altre parole ogni compito diventa facile quando si tratta di scegliere tra esso ed un altro più difficile.

Passate alla prossima pagina e ripetete il processo.
Potreste accorgervi che elaborate una data pagina molto rapidamente o che impiegate molto tempo a venirne fuori. Entrambi i casi vanno bene - lasciatevi guidare dal metodo “dell’emersione”.

Se andate su una pagina e nessun elemento emerge nel primo passaggio, allora tutti gli elementi su quella pagina vengono abbandonati senza essere reinseriti. Usate l’evidenziatore per marcare gli elementi abbandonati.
Questo è il momento in cui il sistema finalmente si libera di tutti gli elementi che voi avete inserito senza valutarli, ma che il sistema ha individuato. Questo potrebbe avvenire molto rapidamente (per esempio se avete inserito una lunga lista di libri che stavate pensando di leggere), ma in genere avviene piuttosto lentamente.

Vi prego di prendere sul serio la regola di non reinserire questi elementi. Non significa che non potete inserirli mai più, ma dovreste lasciar passare un po’ di tempo prima di farlo e valutare bene perché siano stati rifiutati, se sia veramente necessario svolgerli, se è il momento giusto per svolgerli, se vi distraggono dai vostri obiettivi principali, e qualunque altra considerazione analoga. Quando reintroducete un elemento abbandonato, è spesso buona norma suddividerlo in attività più piccole o riformularlo in qualche modo.

Marcare con l’evidenziatore gli elementi abbandonati vi aiuta a ritrovarli più facilmente.

Ricordate che questa regola non si applica alla pagina sulla quale state ancora aggiungendo elementi (cioè l’ultima pagina).

Una volta che avete finito con l’ultima pagina, ricominciate dalla prima delle pagine ancora attive.
Io contrassegno le pagine non più attive con una croce nell’angolo in alto, e aggiungo un cerchietto attorno alla croce quando non ci sono più pagine attive prima di quella. Questo rende facile trovare la prima pagina attiva. Vi accorgerete che il numero delle pagine attive varia considerevolmente nel tempo. Attualmente io ne ho nove, ma il numero è variato da tre/quattro fino a quindici.

Questo sistema può dare una certa dipendenza (per lo meno nel mio caso) quindi potrebbe essere una buona idea imporsi degli stretti limiti di tempo. Fermatevi appena scade il tempo, e quando è tempo di ricominciare riprendete là dove avevate lasciato. Ammetto che io stesso non sono molto bravo a seguire questo consiglio!

Arretrati
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Potreste avere già del lavoro arretrato quando cominciate questo sistema. Se avete delle attività arretrate vi raccomando di inserirle tutte in una sola passata, e lasciare che il sistema le elabori. Se vi accorgete che alcune di esse finiscono con l’essere abbandonate, allora dovete chiedervi seriamente se siano davvero necessarie.

Tuttavia con gli arretrati di email e posta c’è il pericolo che un grosso blocco vada a interferire con l’elaborazione efficiente delle email e della posta recenti. In tal caso vi raccomando di spostare gli arretrati in cartelle separate e inserire nella lista attività come “arretrati email” e/o “arretrati posta”, a fianco ai tradizionali “email” e “posta”.

Perché funziona
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Il sistema fornisce un ambiente che bilancia la parte razionale e quella intuitiva della mente.

Se cerchiamo di governare la nostra vita con la sola razionalità tenderemo a fare piani che saranno stravolti dalla nostra stessa mente perché la nostra mente non lavora su un terreno puramente razionale. In molti ci siamo trovati in situazioni nelle quali sapevamo (a livello razionale) che sarebbe stato meglio fare certe cose, ma nonostante tutto la nostra naturale inclinazione era quella di respingerle.

D’altra parte, se cercassimo di vivere seguendo solo le nostre inclinazioni naturali, avremmo una forte tendenza a perderci, diventare impulsivi e agire irrazionalmente.

Quando invece queste due modalità sono in equilibrio tra loro, siamo in grado di prendere decisioni razionali che sono in accordo con le nostre sensazioni ed emozioni. Il sistema Autofocus fornisce un ambiente che favorisce tutto ciò. Sebbene io dica che “il sistema fa le scelte”, quello che intendo in realtà è che il sistema è una guida che ci permette di prendere decisioni equilibrate in un modo non stressante.

SI’ e NO
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SI’, fidatevi del sistema. Perché la maniera in cui è strutturato vi aiuterà a prendere decisioni migliori di quelle che prendereste da soli.

SI’, usate il buon senso. Se occorre fare qualcosa immediatamente, fatelo immediatamente.

NON cercate di filtrare quello che inserite nel sistema. Se lo fate, state usando uno schema di assegnazione delle priorità meno efficiente del sistema stesso.

SI’, aspettatevi che le cose si muovano con tempi diversi. Alcune si muoveranno velocemente, altre lentamente, altre resteranno ferme per un po’, e alcune verranno completamente abbandonate. E’ così che si suppone funzioni.

NON usate questo sistema per cose che devono essere fatte in specifici momenti del giorno. Ad esempio preparare i pasti, esercizi musicali, chiudere il negozio, ecc.

SI’, leggete tutti gli elementi non depennati della lista quando riprendete dopo una lunga pausa. Questo aiuterà la vostra mente a ricapitolare quello che dovete fare.

NON dimenticate di aggiungere aggiornamenti e promemoria nel sistema. Sono il modo essenziale per tenere traccia del vostro lavoro.

SI’, includete molte attività creative come “Pensare a …”, “Ricercare …”, “Discutere …”, “Rivedere …”.

SI’, aggiungete la data accanto al primo elemento che aggiungete ogni giorno. Sebbene non sia essenziale per il sistema, vi aiuterà a tener traccia dei vostri progressi.

NON abbandonate la vostra lista senza portarvi uno strumento per registrare idee e attività che vi vengono in mente.

SI’, usate uno strumento per portare avanti attività che possono essere svolte solo in date future (“tickler”, promemoria in Microsoft Outlook, calendario, ecc.)

SI’, usate un blocco ed una lista diversi per ogni luogo, ad es. Casa, Lavoro.